Согласование рекламы: Зачем нужно согласовывать размещение средств наружной рекламы и как это сделать с минимальными для себя затратами времени и денег

Согласование наружной рекламы

 Нужна реклама? Мы вам позвоним! Ваше имя: Ваш телефон: Главная Согласование наружной рекламы Существует две причины, по которым нужно согласовывать конструкцию рекламной вывески. Во-первых, она должна соответствовать нормам СНиП и не быть потенциально опасной для жизни и физического здоровья окружающих. Во-вторых, согласно Закону “О рекламе” (п. 10, ст. 19 гл. 2 ФЗ), любой носитель информации, не прошедший регистрацию, подлежит сносу, а что касается разместившей его организации, то ее ждут штрафные санкции. Таким образом, важно понимать, что размещение наружной рекламы необходимо согласовывать в обязательном порядке. Помимо потраченных средств, приходящихся на штрафы, предприятию придется выделить определенную сумму на демонтаж конструкции носителя (вывесок, баннеров транспарантов, перетяжек) и его хранение на складе в течение некоторого времени. Особенности процедуры согласования Те, кто сталкивался с процедурой согласования наружной рекламы в соответствии с действующим законодательством, знают, что это крайне утомительный процесс, который занимает массу времени и сил. При решении заняться всеми этими вопросами самостоятельно, картина будет следующей. Во-первых, приготовьтесь, что вам необходимо будет составить дизайн-проект. Во-вторых, нужно оформить документацию – техническую и сопроводительную. И, в-третьих, пройти предварительный и основной этапы регистрации объекта. На эти манипуляции понадобится месяц, при условии, что вы все сделаете правильно. А теперь, переведите этот срок в денежный эквивалент, и решите для себя, стоит ли заниматься решением этого сложного вопроса собственными силами, или же есть смысл воспользоваться услугами профессионалов. Мы предлагаем свою помощь в прохождении процедуры согласования наружной рекламы – произведем регистрацию вместо вас, причем за очень демократичную плату. Вы всегда будете в курсе того, на каком этапе находится этот процесс. Наша компания поможет подготовить всю необходимую документацию, урегулировать спорные вопросы и сложности бюрократического аппарата. От столкновения с затруднительными ситуациями и лишними финансовыми тратами вас избавят услуги нашего квалифицированного регистратора. Это специалист, обладающий особыми знаниями в правовых аспектах процесса оформления носителей информации, и имеющий налаженные связи со многими инстанциями. Его помощь позволит осуществить процедуру регистрации баннеров, вывесок и щитов быстро и без лишних проволочек. Наши клиенты, заказавшие такую услугу, получают полную информационную поддержку не только по согласованию, но и по созданию наружной рекламы. Мы гарантируем сервис высокого уровня, все работы производятся скоро и качественно. Услуги “ПроМод” по согласованию наружной рекламы В перечень наших услуг по согласованию наружной рекламы в государственных инстанциях входят следующие работы (с указанием порядка и примерных сроков): Квалифицированный регистратор выезжает на место будущей установки, чтобы осуществить фотосъемку (2-3 дня по Владимиру). Сотрудники монтажного отдела производят необходимые замеры (2-3 дня). Специалист по согласованию дает советы относительно макетов вывесок, их габаритов и расположения. Дизайнеры занимаются созданием индивидуального макета, предлагают две альтернативы (3 дня). Если у вас возникает желание ввести свои поправки, специалисты корректируют образец до двух раз (1 день на одно изменение). Создается фотомонтаж вывески (1 день), а затем – его печать в цвете в нужном объеме экземпляров. После этого мы делаем копии предоставленных документов, проверяем их. Теперь все бумаги могут быть направлены в специальные инстанции. Отслеживание процесса согласования и информирование Заказчика на всех его этапах. Если гос.службы потребуют внести правки (размеры, место монтажа, технология изготовления), мы тут же оповещаем об этом клиента. Осуществляем корректировку фотомонтажа – 2 исправления, плюс цветная распечатка. Повторная подача документации – до двух раз. Когда вывеска будет полностью согласована, мы направим вам оповещение и передадим подтверждающие бумаги (в том числе и макет, и фотомонтажи в электронном виде, по вашей просьбе). Стоимость разработки оригинального макета может быть увеличена при согласовании вывесок особой сложности – это касается объемных букв, входных групп, и прочих. Пакет необходимых документов Перечень документов, необходимых для согласования наружной рекламы в государственных инстанциях: Заявление на имя зам.нач. управления архитектуры градостроительства города Владимира. Оригинал письма от собственника с подтверждением согласия на размещение рекламы. Копии договора аренды нежилого помещения, а также документации, доказывающей, что здание или сооружение принадлежит собственнику. Два заявления: на резервирование в УНРИ; на выдачу разрешения В УНРИ. Это касается рекламных вывесок. Письменное согласование с управляющей компанией или ЖКО. 4 цветные ксерокопии эскиза вывески с габаритами и описанием. Такое же количество – для фотомонтажа макета (с ближнего и дальнего расстояний, в ночное время суток для световых коробов). Также может понадобиться предоставление дополнительного пакета документов, в зависимости от специфики размещения рекламы. Обратите внимание, что во время согласования могут произойти изменения в дизайне, типе, применяемом материале, месте размещения и габаритах вывесок. Мы в обязательном порядке заключаем договор на осуществление всех вышеуказанных услуг.

Согласования рекламы в Санкт-Петербурге. Этапы. Документы

Содержание

• Этап 1: дизайн
• Этап 2: сбор документов
• Этап 3: подача документов
• Этап 4: ожидание
• Этап 5: выдача разрешения
• Этап 6: установка наружной рекламы

Бизнесу жить без вывески и наружной рекламы, наверное, можно, но сложно. Яркая, красивая, привлекающая внимание клиентов наружная реклама не только важная составляющая имиджа вашей компании, отражающая ее фирменный стиль и логотип, но и неотъемлемая часть маркетинговой стратегии, генерирующая непрерывный поток посетителей в вашу организацию. 

Однако по условиям российского законодательства нельзя просто взять и повесить наружную рекламу — ее проект, монтаж и эксплуатацию нужно согласовать с государственными органами, получив от них соответствующее разрешение на установку. Согласование проводится в несколько этапов, что на практике напоминает интригующий квест с беготней по инстанциям и госучреждениям. 

Этап 1: дизайн

Данный этап отвечает не только за имидж, маркетинг и внешний вид рекламной конструкции, но и предвещает успех или неудачу всего комплекса мероприятий по получению разрешения на ее установку и эксплуатацию. Мало нарисовать и изготовить красивую рекламную вывеску — ее нужно согласовать.  

А при согласовании наружной рекламы власти Санкт-Петербурга будут тщательным образом изучать дизайн-проект рекламной конструкции на соответствие ее техническим нормативам, наружному (в том числе цветовому) оформлению фасада здания и другим требованиям, а также место ее установки. 

В частности, им потребуются фотографии, цветной эскизный проект (графический дизайн, разрезы, габариты, проекции, экспликации материалов) и компьютерный монтаж на планируемом месте установки. 

Вот почему крайне важно сразу правильно нарисовать макет будущей рекламы с учетом места ее дальнейшей установки, а для этого следует не терять времени даром, а обращаться к дизайнерам, которые уже имеют внушительный практический опыт по разработке наружной рекламы и ее дальнейшему согласованию с властями. 

Этап занимает максимум 1 неделю. На этапе проектирования необходимо получить согласия этих инстанций с печатями специалистов:

• Комитета по градостроительству и архитектуре,
• Комитета по государственному контролю, использованию и охране памятников истории и культуры.

Это дает уверенность в том, что проекту в согласовании не откажут.

Этап 2: сбор документов

Это один из самых сложных этапов. Сначала необходимо сверстать проект в соответствии с требованиями постановления Правительства Санкт-Петербурга № 1002 от 20.09.2012 года (в ред. от 13.07.2015 года) «О порядке взаимодействия исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга при выдаче разрешений на установку и перемещение объектов для размещения информации в Санкт-Петербурге». 

Затем необходимо собрать документы по списку. Очень важно следить за тем, чтобы фотографии были не старше 15 дней. 

Список документов зависит от статуса заявителя, его организационно-правовой формы и включает в себя: 

Для граждан (физических лиц): 

1.Копия ИНН. 

2.Копия паспорта (основные развороты с фото и пропиской). 

3. Заявление по форме ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА от 20 сентября 2012 года N 1002. 

Для ИП: 

1.Копия ИНН. 

2.Копия ОГРН. 

3.Копия паспорта (основные развороты с фото и пропиской), 

4.Заявление по форме ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА от 20 сентября 2012 года N 1002. 

Для организаций (юридических лиц): 

5.Копия ИНН. 

6.Копия ОГРН. 

7.Имя фамилия отчество директора или генерального директора. 

8.Заявление по форме ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА от 20 сентября 2012 года N 1002. 

 

Дополнительные документы (для всех): 

•Копия правоустанавливающего документа на использование товарного знака, если его изображение планируется на консоли. 

•Концепция фасада здания (при наличии).  

•Предыдущие пакеты согласования (при наличии). 

Этап 3: подача документов

Существуют два варианта подачи документов. По срокам они между собой ничем не отличаются, кроме времени которое займет у вас сдача заявления в обоих случаях срок согласования рекламы составляет 60 дней.  

Вариант 1. В одно окно

Необходимо сдать комплект документов и электронную копию в ГКУ «Городская реклама и информация», где дадут расписку о получении. Подача занимает 1 день, срок согласования рекламы — 60 дней. 

Далее ГКУ «ГРИ» само отправит все необходимые документы в: 

• Комитет по градостроительству и архитектуре (КГА), 

• Комитет по государственному контролю, использованию и охране памятников истории и культуры (КГИОП).  

По прошествии срока согласования необходимо будет самостоятельно узнать о готовности документов. 

 

Вариант 2. В три окна 

1. Подача заявления и прилагаемого к нему по закону списка документов через сайт www.gosuslugi.ru . Рассмотрение происходит в течении 2 -3 дней. На почту Вы получите зарегистрированную расписку о принятии документов. 

Далее ГКУ «ГРИ» само отправит все необходимые документы в: 

• Комитет по градостроительству и архитектуре (КГА), 

• Комитет по государственному контролю, использованию и охране памятников истории и культуры (КГИОП).  

По прошествии срока согласования Вы получите письмо на электронную почту  с ответом. 

Этап 4: ожидание

Самый томительный этап. По закону каждый комитет, включая КГА и КГИОП, обязан предоставить письменный ответ на запрос о согласовании в течение 20 дней. Затем ГКУ «ГРИ» обрабатывает их и выдает разрешение, либо отказ. По закону имея на руках расписку вешать вывеску вы не имеете права. Однако многие все равно рискуют. Ждать 2 месяца порой для бизнеса просто невозможно. Можно ли застраховать себя от отказа? В некоторых случаях можно. В этом и состоит смысл обращения в рекламную компанию Nord

Этап 5: выдача разрешения

Самый приятный этап — получение наконец заветного разрешения. При обращении к нам за согласованием мы сообщим вам об этом радостном известии сами и доставим документы домой или в офис, если у вас пакет «всё включено». 

Этап 6: установка наружной рекламы

Теперь, когда наружная рекламная конструкция разработана, согласована и изготовлена, осталось только провести ее установку.

При желании вы вполне сможете пройти все этапы самостоятельно, мы даже проконсультируем вас бесплатно.

А для тех, кто хочет сэкономить свое время и нервы, рекламная мастерская Nord готова взять на себя все хлопоты по изготовлению и согласованию наружной рекламной конструкции под ключ.

Как настроить процессы проверки и утверждения

Вы хотите настроить процесс утверждения маркетинга для своей организации? Интересно, как должен выглядеть такой процесс?

Table of Contents

Это одна из самых больших проблем в нашей работе, не так ли? Иногда в процесс вовлечено слишком много людей. Чем бы вы ни занимались, кажется, что каждый проект тянется вечно.

Хорошая новость заключается в том, что решение простое. Для его реализации требуется некоторая работа, но оно того стоит.

Что это за решение? Надежный процесс маркетингового одобрения определяет, как вы и все участники оцениваете каждый проект.

Это руководство покажет вам, как именно настроить такой процесс в вашем маркетинговом рабочем процессе.

Итак, давайте начнем с самого начала.

Что такое процесс маркетингового утверждения?

Термин — процесс маркетингового утверждения — относится к стратегии, используемой для обеспечения согласованности всех маркетинговых активов.

Этот процесс помогает координировать все заинтересованные стороны в любом маркетинговом проекте и обеспечивает бесперебойную работу их сотрудничества.

Но процесс маркетингового утверждения выходит за рамки простого наблюдения за утверждениями различных ресурсов контента. Он становится репозиторием, который создатели контента, графические дизайнеры, писатели, редакторы, заинтересованные лица и даже исполнительная команда могут использовать для просмотра истории изменений активов, подписей, отзывов, комментариев и многого другого.

Короче говоря, это центральный узел, показывающий все, что происходит с конкретным контент-проектом, от его концепции до окончательного утверждения.

Но именно здесь компании сталкиваются с серьезной проблемой в процессе.

Как видите, вы можете определить наилучший процесс маркетингового утверждения, но он потерпит неудачу, если вы не используете правильное решение для его реализации и управления им. (К счастью, подробнее об этом и о лучшем решении чуть позже.)

Каковы элементы типичного процесса маркетингового утверждения?

ФАКТ: Рабочий процесс утверждения может показаться простым на первый взгляд. Кажется, вам просто нужно определить, кто и когда должен просматривать и подписывать различные ресурсы контента, и все готово.

К сожалению, это еще не все. Прежде всего, вам необходимо определить все этапы процесса создания контента в вашей организации.

Вот наиболее распространенные из них.

Но обратите внимание, вы должны определить их для своей компании и, возможно, расширить список дополнительными шагами, которые вы включаете в свой производственный процесс.

Однако в целом типичный процесс создания контента включает следующие пять этапов:

• Брифинг — здесь соответствующие заинтересованные стороны определяют объем проекта,
• Коллекция ресурсов предназначена для сбора всего, что необходимо для создания законченного контента. , и
• Окончательный проект и утверждение содержания.

Но зачем вам нужно определять, как выглядит процесс для вашей компании? Ответ прост — потому что каждый из этих этапов требует индивидуальной подписи и утверждения. Это означает, что они становятся центральными точками всего процесса маркетингового утверждения.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для различных этапов могут потребоваться дополнительные шаги проверки.

Например, различные проекты могут требовать одобрения юридической группы. Возможно, вам потребуется собрать отзывы и одобрения от экспертов в данной области в компании, получить информацию от другой маркетинговой команды, если таковая имеется, или отдать контент на рассмотрение исполнительной команде и т. д.

(Излишне говорить, что эти шаги также часто вызывают задержки с утверждением проекта. Идентификация и определение процессов для них немедленно устранит эти узкие места.)

Другие соображения по определению процесса маркетингового утверждения

На данный момент мы определили этапы процесса создания контента и дополнительные утверждения, которые вам могут потребоваться. Чтобы создать надежный процесс маркетингового утверждения, необходимо также учитывать следующие факторы:

• Все заинтересованные стороны, участвующие в разработке контента. В список также должны быть включены люди, которые не создают контент, но участвуют в процессе проверки, например исполнительная команда, менеджеры по маркетингу, менеджеры по социальным сетям, юридические группы и т. д. 
• Типы контента, который вы создаете, и отдельные процессы, которые вы используете для его создания.
• Эксперты в предметной области, которых вы привлекаете к созданию контента.
• Кто имеет окончательное утверждение для каждого типа проекта.
• Типовые сроки проекта.
• Рабочий процесс контента на каждом этапе производства контента.
• Какое программное обеспечение вы используете для реализации различных элементов проекта. В частности, вам необходимо проверить, интегрируется ли пакет с программным обеспечением процесса утверждения.)

Теперь, имея всю эту информацию под рукой, вы можете построить процесс маркетингового утверждения для своей компании.

Вот как это сделать.

4 шага к разработке надежного процесса утверждения маркетинговых материалов

Если вы собрали всю приведенную выше информацию, то большая часть тяжелой работы уже позади.

Чтобы определить процесс утверждения, теперь вам нужно систематизировать эту информацию, чтобы определить, как и когда различные заинтересованные стороны будут просматривать контент на разных этапах его создания.

Мы рекомендуем вам сделать это в 4 шага.

#1. Определите, какие этапы процесса требуют обзора

Большая часть информации, необходимой для разработки этого процесса, связана с производством контента. Вы определили все этапы процесса создания контента и любые дополнительные элементы, которые могут на него повлиять.

Теперь пришло время использовать его, чтобы определить, когда именно вам нужно получить одобрение.

Например, на этапе инструктажа может потребоваться два согласования:

• Первый одобряет идею и дает проекту зеленый свет.
• Другой рассматривает фактические задания и цели проекта.

При этом более простые проекты могут объединять эти два этапа в один и так далее.

СОВЕТ: Вы также можете разделить эти утверждения на внутренние (т. е. те, которые требуют только проверки со стороны группы создания контента) и внешние (те, которые требуют, чтобы внешние заинтересованные стороны, такие как исполнительная группа, утвердили контент.)

№2. Определите ключевых рецензентов для каждого этапа

Это относительно простой шаг, поскольку у вас уже есть список всех заинтересованных сторон. Итак, на этом шаге вам просто нужно определить, кто отвечает за утверждения, когда и имеют ли они последнее слово или нет.

Вы можете сделать это очень просто, отметив каждого рецензента в списке и указав, за какой этап процесса он отвечает.

№3. Осветите процесс утверждения ключевыми этапами утверждения

Здесь вы можете собрать все вместе. У вас уже определен процесс производства контента и выбраны ключевые рецензенты. Теперь вам нужно объединить их. Для этого просто включите каждый этап проверки в процесс разработки контента.

Используя наш пример вышеприведенного этапа брифинга, ваш новый процесс разработки контента должен также определять, когда и кем необходимо просматривать брифинги.

Мы также рекомендуем создавать контрольные списки решений. Эти документы могут предоставить рецензентам больше ясности, указав, на что им следует обращать внимание при оценке контента на разных этапах.

Некоторые дополнительные моменты для рассмотрения:

• Как расставить приоритеты для проектов, которые выполняются одновременно и, следовательно, могут нуждаться в проверках в одно и то же время.
• Разрешения на содержимое. Рекомендуется определить, кто может просматривать контент на разных этапах разработки, хотя бы для того, чтобы уменьшить вероятность получения дополнительной нежелательной обратной связи.
• Сроки и сроки предоставления согласований. Иногда проекты задерживаются только потому, что кто-то не смог вовремя предоставить свой отзыв. Но в то же время, если вы не определили своевременность, человек мог не знать, что он задерживает проект. Определение крайних сроков для обратной связи значительно ускорит процесс и приведет к меньшему количеству задержек.

СОВЕТ: Вы также можете создавать напоминания об отзывах в программном обеспечении для онлайн-проверки, чтобы напомнить рецензентам о крайнем сроке.

№4. Настройте программное обеспечение онлайн-проверки для управления процессом

ФАКТ: Программное обеспечение является одним из центральных и наиболее важных элементов процесса. В конце концов, управлять им вручную практически невозможно. Итак, в качестве последнего шага вам необходимо внедрить специальное онлайн-решение для проверки правописания.

Например, CELUM, наша онлайн-платформа проверки правописания, предоставляет все функции, необходимые для ускорения утверждения контента и управления процессом утверждения.

С CELUM вы можете:

• Настроить весь процесс маркетингового утверждения, 
• Собирать отзывы и управлять ими на протяжении всего процесса производства контента, 
• Использовать расширенные инструменты разметки для аннотирования файлов различных форматов, включая изображения и видео.
• Использование доски Канбан для управления всем процессом, 
• Сравнение версий и просмотр всей истории изменений для каждого файла, 
• Доступ ко всем ресурсам контент-маркетинга из одного централизованного места, 
• И многое другое.

Хотите упростить процесс утверждения?

Попробуйте CELUM — полное программное обеспечение для проверки и утверждения.

Процесс маркетингового одобрения и как его ускорить

Маркетинговое одобрение может быть, мягко говоря, сложным. Многочисленные заинтересованные стороны. Противоречивые мнения. Раунд за раундом обратной связи. Время от v1 до подписания может показаться бесконечным, а важные сроки пропускаются не по вашей вине.

Но при наличии эффективного процесса маркетингового одобрения и правильной системы маркетингового одобрения, которая поможет вам на этом пути, все становится намного проще. Не говоря уже о более быстром.

В этом руководстве я проведу вас через четырехэтапный процесс маркетингового одобрения и поделюсь девятью советами, как ускорить весь процесс. Эти болевые точки скоро уйдут в прошлое.

Управляйте всеми утверждениями в одном месте

Запросить утверждение, не отправляя ни одного письма с помощью Filestage.

Начать бесплатную пробную версию

Четырехэтапный процесс маркетингового утверждения

Процесс утверждения обычно выглядит так:

1. Вы отправляете первый черновик своего контента
2. Рецензенты оставляют свои отзывы и либо запрашивают изменения, либо утверждают файл
3. Вы вносите любые запрошенные изменения и отправляете обновленную версию
4. Этот процесс повторяется до тех пор, пока все заинтересованные стороны не подпишутся 

Давайте рассмотрим эти четыре шага более подробно:

1. Поделитесь своей работой с рецензентами

Первым этапом процесса маркетингового утверждения является передача первого черновика группе проверки. В большинстве случаев у вас будет более одной группы рецензентов, которые должны быть вовлечены в процесс. Подумайте обо всех, чье одобрение вам нужно, и обязательно включите их.

Каждый процесс маркетингового утверждения обычно требует участия следующих отделов:

1. Креативная группа — обеспечение соответствия контента бренду и соответствия визуальным элементам
2. Команда юристов – проверка того, может ли ваша копия вызвать какие-либо юридические проблемы 
3. Клиент — дает окончательное одобрение того, что можно запустить, а над чем нужно доработать

Чтобы избежать хаоса, связанного с обменом файлами и сбором отзывов по электронной почте, вы можете использовать специальную систему проверки и утверждения, такую ​​как Filestage, чтобы сделать процесс более эффективным.

Наличие специальной платформы утверждения поможет вам разделить ваших рецензентов на отдельные этапы проверки, имея при этом четкий обзор всех проверок и утверждений.

2. Сбор отзывов и обсуждение идей по улучшению

На этом этапе вы соберете отзывы от всех ваших рецензентов. Независимо от размера проекта и количества рецензентов, участвующих в процессе утверждения, некоторые заинтересованные стороны потребуют внесения изменений, в то время как другие могут дать свое одобрение тут же.

Чтобы иметь четкое представление о том, что нуждается в улучшении, вам потребуется централизованное решение для проверки и утверждения. Итак, попрощайтесь с жонглированием противоречивыми отзывами от разных рецензентов. Таким образом, вы получите все отзывы в одном месте, что вызовет обсуждение улучшений.

3. Создайте и опубликуйте новую версию

Наш отчет о состоянии творческого сотрудничества показал, что в среднем процесс проверки креатива занимает восемь дней и более трех версий, прежде чем они будут одобрены. Это означает, что, казалось бы, простой процесс реализации обратной связи и обмена новой версией файла все же можно улучшить и ускорить.

Судя по тому же отчету, бренды и маркетинговые команды определенно имеют самые сложные процессы проверки. Но, вводя последовательные, прозрачные и централизованные этапы проверки, команды экономят дни, свободные от раундов проверки.

Чтобы максимально эффективно собирать и реализовывать отзывы ваших рецензентов для нескольких версий файлов, вы можете внедрить инструмент централизованного утверждения. Инструмент поможет вам управлять версиями файлов и оставить позади весь хаос обратной связи.

4. Повторяйте, пока не получите одобрение от всех

Каждый успешный маркетинговый проект представляет собой серию раундов обратной связи и итераций, пока вы не достигнете окончательной версии, которой все довольны. Чтобы сделать эти циклы быстрыми и эффективными, не дожидаясь следующей итерации в течение нескольких дней или недель, вам понадобится структурированный процесс утверждения.

Вот три шага, которые помогут вам получить одобрение:

• Установка сроков для каждого раунда проверки
• Отслеживайте, кто оставил свой отзыв и кого вы все еще ждете
• Направляйте свой проект, пока не соберете все зеленые огоньки

Когда все довольны, вы готовы публиковать, запускать и делиться своим маркетинговым контентом!

Девять советов по ускорению процесса утверждения маркетинговых материалов

Теперь, когда вы знаете шаги, давайте посмотрим, как вы можете ускорить процесс утверждения, чтобы никогда больше не пропускать сроки.

Чтобы получить краткий обзор того, как ускорить процесс утверждения маркетинговых материалов, обязательно ознакомьтесь с видео:

.

1. Перед началом работы определите всех своих рецензентов

Это старая сказка. Вы почти получили одобрение, а затем БАМ. В последнюю минуту приходит заинтересованная сторона, желающая отдать свои пять центов, нарушая бизнес-процесс и отбрасывая вас назад, когда вы были так близки.

Различные проекты требуют участия разных заинтересованных сторон в процессе проверки контента, поэтому убедитесь, что вы точно знаете, кто должен просматривать ваш контент, прежде чем приступить к работе.

2. Предоставьте рецензентам прозрачный способ делиться отзывами

Когда вы собираете отзывы по электронной почте, неизбежно будет несколько цепочек писем, пересечения проводов и противоречивые рекомендации. И это может стать полным кошмаром для управления.

Использование онлайн-инструмента обратной связи, такого как Filestage, помогает держать всех на одной странице и избегать недопонимания, конфликтов или перекрестных отзывов. Рецензенты могут оставлять комментарии и аннотации, чтобы другие могли их увидеть в режиме реального времени. Они могут тут же обсудить обратную связь, самостоятельно разрешая любые конфликты, чтобы вы точно знали, что необходимо исправить.

3. Но настройте отдельные потоки обратной связи для разных типов рецензентов

Я большой сторонник сотрудничества, поверьте мне, но бывают случаи, когда стоит держать отдельных заинтересованных лиц отдельно. Например, у вашей творческой группы и команды по соблюдению требований разные цели, что может привести к ненужным спорам. То же самое относится к внутренним и внешним командам.

С помощью такой системы утверждения, как Filestage, вы можете свести к минимуму шум между рецензентами с разными целями, настроив отдельные потоки обратной связи и этапы проверки. Таким образом, разные команды могут вести частные беседы, и вы можете управлять их отзывами наиболее эффективным (и наименее конфронтационным) способом.

4. Установите сроки выполнения, чтобы люди знали, когда вы ожидаете обратную связь

Нет ничего более разочаровывающего, чем тратить свое драгоценное время на погоню за отзывами людей. В конце концов, у тебя есть дела поважнее.

Установка четких сроков для каждого этапа проверки помогает рецензентам расставлять приоритеты и поддерживать продвижение ваших проектов. С помощью Filestage вы можете добавлять к своим файлам сроки выполнения, а рецензентам, которым еще нужно взглянуть, будет отправлено автоматическое напоминание. Преследование и приставание остались в прошлом.

5. Используйте аннотации и временные коды, чтобы сделать обратную связь более четкой

Если вы создаете визуальный контент — будь то статика или видео — рецензентам может быть сложно объяснить, что именно они хотят сказать в электронном письме, или даже словами. Скриншоты, многословные описания. Недоразумения. Это не должно быть так сложно!

Вход в файловую стадию.

С помощью Filestage рецензенты могут использовать инструменты аннотаций, чтобы выделять, зачеркивать, добавлять фигуры и смайлики и даже рисовать от руки прямо поверх вашего контента. А для видеоконтента рецензенты могут нажимать и комментировать, и их отзывы будут прикреплены к этому тайм-коду. Просто нажмите на их комментарий, и вы перейдете к этому кадру в видео. Простой.

6. Отмечайте комментарии по мере работы над следующей версией

При наличии нескольких исправлений на каждом этапе процесса может быть сложно отслеживать, что вы уже предприняли, а что еще нужно сделать. Последнее, что вам нужно, — это неудача из-за того, что вы пропустили важную поправку.

Создайте список дел (в Filestage боковая панель комментариев дублируется) и отмечайте каждую поправку по мере продвижения, чтобы вы могли быть уверены, что рассмотрели все отзывы.

7. Воспользуйтесь преимуществами автоматизированного контроля версий

Когда вы создаете несколько версий одного и того же файла, это может привести к путанице. Не только для вас, но и для вашей группы проверки тоже. Одно пропущенное письмо, и начинается хаос.

Благодаря автоматическому контролю версий — одной из функций Filestage — все ваши версии аккуратно складываются вместе, поэтому каждый в вашей команде и в процессе проверки знает, какая версия является последней. Кроме того, вы можете запросить дальнейшее одобрение своей работы.

Нет путаницы. Никакого хаоса.

8. Предоставьте рецензентам простой способ сравнения версий

Вряд ли все будет гладко, если в дело вовлечено множество заинтересованных сторон. Всегда найдется тот, кто убежден, что его отзыв не был принят. Или, что еще хуже, они противоречат сами себе и забывают, что когда-либо говорили иначе.

С помощью Filestage ваши рецензенты могут сравнить две версии и убедиться, что их отзывы были выполнены. И вы можете вернуться и указать комментарии к более старым версиям. Это означает более легкие разговоры и более быстрое одобрение.

9. Получите одобрение в один клик с отметками времени

Ближе к концу процесса утверждения вы можете обнаружить, что заинтересованные стороны начинают замолкать. Дана обратная связь. Дело сделано. Как только самая трудная часть позади, они могут забыть, как важно дать свое окончательное согласие.

В Filestage, когда ваши рецензенты довольны контентом, все, что им нужно сделать, это нажать «Одобрить». А если они забудут, Filestage отправит им напоминание. Вы получите уведомление, подтверждающее, что они дали зеленый свет, что означает, что вы можете с уверенностью публиковать работу, вместо того, чтобы преследовать людей, чтобы дважды проверить, довольны ли они.

Как создать автоматизированные процессы утверждения

В наши дни все сводится к автоматизации вашего ручного бизнес-процесса. И процесс утверждения ничем не отличается. Наличие ручного процесса утверждения будет стоить вам много времени и нервов только для того, чтобы опубликовать один маркетинговый актив.

Вот почему вы должны сделать все возможное, чтобы автоматизировать как можно больше ручных задач и создать автоматический процесс утверждения.

Вот как вы можете создавать автоматизированные процессы утверждения в Filestage:

1. Автоматически загружать вложения электронной почты в проект Filestage
2. Создание новых элементов или задач в инструменте управления проектами при добавлении файлов в Filestage
3. Отправлять обновления проверки и утверждения в ваше приложение для обмена сообщениями
4. Быстрая проверка содержимого с помощью автоматизированного контроля версий
5. Автоматически отправлять файл на следующий этап проверки после получения всех необходимых утверждений  

1. Автоматически загружать вложения электронной почты в учетную запись Filestage

Подключение Gmail к Filestage означает, что вы можете создавать различные автоматические действия в Filestage, запускаемые новой активностью в папке «Входящие» Gmail или наоборот.

Например, вы можете пометить определенные электронные письма от вашего творческого отдела, и все их вложения будут автоматически загружаться в Filestage для просмотра. Таким образом, вы никогда не пропустите еще один файл для проверки и убедитесь, что вы в курсе всех своих задач.

2. Создавайте новые элементы или задачи в инструменте управления проектами при добавлении файлов в Filestage

Инструменты управления проектами идут рука об руку с инструментом утверждения, чтобы сделать процесс утверждения более эффективным. Подключив свою учетную запись Filestage к Asana или Monday, вы сможете создавать новые элементы на своих досках каждый раз, когда в проект в Filestage добавляется новый файл.

Это означает, что каждое утро, когда вы открываете панель инструментов управления проектами для проверки своих ежедневных задач, у вас автоматически создаются элементы для просмотра контента в Filestage.

Таким образом, вы можете перестать ходить туда-сюда, проверяя наличие новых файлов между двумя платформами, и беспрепятственно организовывать свои повседневные задачи.

3. Отправьте обновления проверки и утверждения в приложение для обмена сообщениями

Одной из наиболее трудоемких задач в процессе утверждения вручную является информирование всех о последних изменениях. И в любом проекте будут большие и маленькие изменения, пока проект не будет готов к публикации.

Получая простые уведомления в Slack или Microsoft Teams каждый раз, когда появляется новый комментарий или изменяется статус файла, над которым вы работаете, вы сэкономите много времени, пытаясь держать всех в курсе. Кроме того, все ваши заинтересованные лица будут знать, когда присоединиться к обсуждению или просто проверить ход проекта.

4. Быстрая проверка контента с помощью автоматизированного контроля версий

Имея в голове множество версий и проектов, вы можете легко попасть в ловушку, назвав свои файлы Final или Final-1 и вскоре забыв, какой из них на самом деле является окончательным.

Благодаря автоматическому контролю версий в Filestage все версии ваших файлов будут аккуратно организованы одна за другой, а при необходимости вы сможете вернуться к ним. Вы даже можете сравнить свои версии и автоматически выделить все изменения между версиями.

5. Автоматически отправлять файл на следующий этап проверки после получения всех необходимых разрешений

Без автоматизированного процесса утверждения вы вынуждены собирать все утверждения вручную, и только после этого вы можете отправить файл следующей группе рецензентов.

В Filestage вы можете настроить автоматическое действие, адаптированное к вашему процессу проверки, и ваши файлы будут автоматически отправляться на следующие этапы проверки всякий раз, когда они соответствуют определенным критериям.

Допустим, вам нужно хотя бы одно одобрение от вашей команды по работе с брендами, чтобы отправить файл в юридический отдел для утверждения. Вместо того, чтобы следить за своей учетной записью Filestage и ждать одобрения, вы можете настроить это как автоматическое действие.

Ваш файл будет самостоятельно добираться до финиша, и вам не придется ничего с этим делать.

Примеры процессов маркетингового утверждения

Различные типы маркетинговых проектов потребуют настройки различных процессов утверждения.

Вот три наиболее распространенных типа маркетинговых проектов и их конкретные процессы утверждения:

1. Процесс утверждения контента 
2. Процесс утверждения в социальных сетях
3. Процесс утверждения кампании

1. Процесс утверждения содержания

Процесс утверждения контента в основном заключается в получении утверждения контента для новых сообщений в блогах, видео, вебинаров или новых целевых страниц.

Независимо от того, создаете ли вы собственный контент или контент для клиента, сделайте процесс утверждения максимально простым и быстрым. Вам нужно, чтобы ваш контент публиковался часто, поэтому избегайте ненужных шагов проверки и включайте в свои проверки только самых важных заинтересованных лиц.

Вот пример трехэтапного процесса утверждения:

• Обзор первого шага – копирование и проектирование
• Просмотрите второй шаг — SEO и социальные сети
• Просмотрите третий шаг — клиент (при необходимости)

2. Процесс утверждения в социальных сетях

Процесс одобрения в социальных сетях может быть сложным. С одной стороны, требуется быстрое подтверждение, чтобы убедиться, что вы актуальны в быстро меняющемся пространстве социальных сетей. С другой стороны, крупные бренды должны быть уверены, что их контент не будет помечен или не вызовет споров.

Чтобы убедиться, что у вас есть сбалансированный процесс утверждения в социальных сетях, определите пару важных заинтересованных сторон, которые должны дать свое одобрение, и попытайтесь автоматизировать как можно больше ручных задач. Таким образом, вы всегда будете иметь актуальный контент для социальных сетей, не рискуя негативной реакцией.

Вот три шага проверки, которые вы могли бы включить в процесс утверждения в социальных сетях:

• Обзор первого шага – копирование и проектирование
• Просмотрите второй шаг — юридическая 
• Просмотрите третий шаг — клиент (при необходимости)

3. Процесс утверждения кампании

Маркетинговые кампании часто представляют собой крупные проекты, требующие участия различных заинтересованных сторон. В отличие от процессов утверждения контента и социальных сетей, этот процесс занимает больше времени. Но вам все равно нужно быть эффективным и хорошо организованным, если вы хотите получить всеобщее одобрение вовремя.

Чтобы убедиться, что вы можете успешно просматривать все отзывы и запросы на изменение, попробуйте максимально автоматизировать этапы проверки и коммуникации.

Вы можете держать своих заинтересованных лиц в курсе событий с помощью автоматических обновлений Slack или Microsoft Teams или создавать специальные автоматические действия в Filestage и быстрее получать одобрение с меньшим объемом ручной работы.

Вот четыре основных шага проверки для каждого процесса утверждения кампании:

• Обзор первого шага – копирование и проектирование
• Просмотрите второй этап – торговая марка 
• Просмотрите третий шаг — юридический
• Просмотрите четвертый шаг — клиент (при необходимости)

Что такое процесс утверждения?

Процесс утверждения — это структурированный подход к тому, чтобы ваш маркетинговый контент был подписан несколькими заинтересованными сторонами.