ГОСТ 19.603-78. ЕСПД. Общие правила внесения изменений
ГОСТ 19.603-78. ЕСПД. Общие правила внесения изменений| Комментарий составителя сайта. Редакцию июля 1982г смотри здесь. |
|
УДК 651.5:006.354 |
Группа Т55 |
Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т С О Ю З А С С Р
|
Единая система программной документации |
(СТ СЭВ 2089-80) |
|
United system for program documentation. |
Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 22 февраля 1978 г. ¹ 518 срок введения установлен
с 01.01. 1980 г.
Настоящий стандарт устанавливает общие правила внесения изменений в программные документы, предусмотренные стандартами Единой системы программной документации (ЕСПД), независимо от способа их выполнения на различных носителях данных.
Стандарт соответствует СТ СЭВ 2089-80 в части установления общих требований к правилам внесения и содержанию изменений на программные документы (см. справочное приложение 1).
1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
1.1. Под изменением программного документа понимается любое внесение и (или)
удаление каких-либо данных без изменения общей части обозначения документа.
Обозначение документа допускается изменять только в случае ошибочного присвоения одинаковых обозначений разным документам или когда в обозначении документа допущена ошибка.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
1.2. В программные документы вносят изменения по следующим причинам:
- устранение обнаруженных ошибок в программе и программной документации;
- развитие и усовершенствование программы.
1.3. Способы внесения изменений в программные документы, выполненные на различных носителях данных, должны соответствовать требованиям стандартов ЕСПД по правилам внесения изменений в документы на различных носителях данных.
1.4. Любое изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других
документах, должно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все
взаимосвязанные документы. При нарушении условия взаимосвязи должны быть
выпущены новые документы с новыми обозначениями.
1.5. Изменение и аннулирование подлинников, дубликатов и учтенных копий программных документов должно производиться только на основании извещений об изменении (далее – извещение).
1.6. Подлинники, дубликаты и копии извещений имеет право выпускать только предприятие – держатель подлинников, при этом копии извещений имеет право выпускать предприятие – держатель дубликата.
1.7. Исправление документов, вызванные внесением ошибочных изменений по ранее выпущенным извещениям, должны оформляться новыми извещениями.
1.8. Предложения об изменении (ПР) на предприятии – держателе дубликатов и копий рекомендуется оформлять на бланках подлинников извещений и направлять их для дальнейшего оформления предприятию – держателю подлинника.
1.9. Не допускается вносить изменения в программные документы и проводить доработку программ на основании ПР.
1.10. Предприятие – держатель подлинников по всем поступившим ПР обязано в
течение месяца после их получения выпустить извещение или направить ответ с
указанием причин, вызывающих отклонение или задержку принятия предлагаемых
изменений.
2. ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ
2.1. Изменения на каждый документ оформляют отдельно. Извещения, выпускаемые согласно п. 1.4., при необходимости оформляют в виде комплекта извещений, состоящего из нескольких извещений, каждое из которых оформляют на один из взаимосвязанных изменяемых документов.
2.2. Подлинники и дубликаты извещений должны быть выполнены на материале, с которого можно многократно снимать копии.
2.3. Извещения следует выполнять черной тушью шрифтом по ГОСТ 2.304-68 или печатным способом. Допускается выполнять извещения машинным способом.
2.4. Форма извещения и заполнения граф должна соответствовать требованиям ГОСТ 2.503-74. При этом в графе «Обозначение» должно быть проставлено обозначение документа по ГОСТ 19.103-77.
Пример заполнения извещения приведен в рекомендуемом приложении 2.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
2.
5. Извещение может иметь приложения. Приложения могут содержать части,
предназначенные для осуществления указанных изменений, в том числе и с помощью
ЭВМ. Эти части должны быть выполнены на согласованном с пользователем носителе
данных и оформлены в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД на правила
оформления программных документов на конкретных носителях данных.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
3. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОДЛИННИКИ И ДУБЛИКАТЫ
ПРОГРАММНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Вносить изменения в подлинники имеет право только предприятие – держатель подлинника на основании извещения.
3.2. Вносить изменения в дубликаты имеет право предприятие – держатель дубликата извещения.
3.3. При изменении подлинника и дубликата аннулированием с заменой документа
подлиннику и дубликату присваивают новый инвентарный номер. Место простановки
инвентарного номера на каждом конкретном носителе должно соответствовать
требованиям стандартов ЕСПД на правила оформления программных документов на
различных носителях данных.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
3.4. Об изменениях, вносимых в подлинники и дубликаты, должна быть запись, содержание и место расположения которой должно соответствовать требованиям стандартов ЕСПД. Место записи об изменениях должно соответствовать требованиям стандартов ЕСПД на правила оформления программных документов на конкретных носителях данных.
3.5. Аннулированные по извещению подлинники и дубликаты снимают с учета.
4. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В КОНТРОЛЬНЫЕ КОПИИ
4.1. Изменения в контрольные копии вносят только на основании копии извещения об изменении.
4.2. Предприятие – держатель подлинника или предприятие – держатель дубликата извещений должны высылать копии извещения держателя контрольных копий.
4.3. Изменения в контрольные копии вносят по правилам, установленным для подлинников.
4.4. После замены контрольная копия снимается с инвентарного учета в архиве
предприятия.
5. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В КОПИИ ПРОГРАММНЫХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Общие требования
5.1.1. Учтенная копия – копия, взятая на учет на предприятии – держателе подлинника или дубликата программного документа для внесения изменений. Внесение изменений в учтенные копии производится по извещениям.
5.1.2. Внесение изменений в неучтенные копии (далее – копии) программных документов, переданных предприятию-пользователю, должно производиться на основании бюллетеня об изменении (далее – бюллетень). Внесение изменений в копии документов производят предприятия (организации) – держатели копий изменяемых документов.
5.1.3. Выпускать бюллетень имеет право только предприятие (организация) – держатель подлинников.
5.1.4. Бюллетень выпускают на основании изменений, внесенных в подлинники программных документов по извещениям.
5.1.5. Бюллетень выпускают на комплект программных документов или отдельные
документы.
5.1.6. Изменение программного документа, вызывающее какие-либо изменения в других программных документах, должно сопровождаться одновременным выпуском бюллетеней о внесении соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы.
5.1.7. В бюллетене приводятся способы внесения изменений в копии.
5.1.8. Об изменениях, вносимых в копии, делается запись по п. 3.4 настоящего стандарта.
5.2. Оформление бюллетеня
5.2.1. Каждый бюллетень должен иметь титульный лист и обозначение (номер), включающее:
- код предприятия (организации), выпустившего данный бюллетень;
- порядковый регистрационный номер.
5.2.2. Бюллетень об изменении программных документов должны содержать вводную часть, раздел внесения изменений и приложения.
5.2.3. Во вводной части указывают область распространения бюллетеня или
ограничение сферы его действия конкретными программами.
Для определения области распространения бюллетеня следует применять выражение:
«Бюллетень распространяется на
наименование программы или ее частей и их обозначение
Во вводной части также указывают основание для выпуска данного бюллетеня, срок его введения в действие и номер изменения.
Если изменение программных документов вызвано изменением программы, переданной предприятию-пользователю, то в бюллетене об изменении документов должно быть приведено указание о запрещении эксплуатации программы по неизменным документам.
5.2.4. В разделе «Внесение изменений» излагают содержание изменений и способы внесения их в программные документы.
По каждому изменяемому документу должен быть приведен перечень всех бюллетеней, в соответствии с которыми вносились предыдущие изменения в документе.
5.
2.5. В приложении к бюллетеню приводят перечень последних изменений,
внесенных в программу на день выпуска бюллетеня, знание которых необходимо для
правильной эксплуатации программы (сущность, причина изменений и т. п.)
5.2.6. Бюллетени о внесении изменений в программные документы выпускают и передают предприятию-пользователю не реже одного раза в шесть месяцев.
5.3. Порядок доведения бюллетеней об изменениях до предприятий (организаций) – держателей копий изменяемых документов
5.3.1. Предприятие – держатель подлинника и (или) дубликата изменяемого документа высылает бюллетеня по заявкам предприятий (организаций) – держателей копий изменяемого документа.
5.3.2. Предприятие – держатель подлинника должно выслать бюллетень и (или) дубликат бюллетеня всем предприятиям, которым высланы дубликаты изменяемых документов.
6. ПРЕДЛОЖЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ
6.1. Каждое ПР должно иметь обозначение извещения с добавлением букв «ПР»
6.
2. Оформление и выпуск ПР производят в соответствии с требованиями ГОСТ
2.503-74.
7. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С
ЗАКАЗЧИКОМ И ЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЕМ
7.1. Порядок согласования извещения об изменении и ПР должен соответствовать требованиям ГОСТ 2.503-74.
8. УЧЕТ И ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИЗВЕЩЕНИЙ ОБ ИЗМЕНЕНИИ, ПРЕДЛОЖЕНИЙ ОБ ИЗМЕНЕНИИ И БЮЛЛЕТЕНЕЙ
8.1. Все оформленные извещения передают в отдел технической документации (бюро технической документации) с одновременной передачей подлинников документов, выпускаемых взамен аннулированных документов.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
8.2. Сотрудник отдела технической документации (бюро технической
документации), принимающий подлинники извещений, проверяет наличие подписи
нормоконтролера, наличие всех листов извещения и приложений к нему, наличие
вновь введенных и замененных документов, пригодность их для хранения и
размножения.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
8.3. Все поступившие в отдел технической документации (бюро технической документации) извещения, выпущенные на данном предприятии и полученные от других предприятий, регистрируют в книгах регистрации. Извещения и ПР регистрируют в отдельных книгах, причем книги должны вестись отдельно для документов данного предприятия и полученных от других предприятий. На всех листах извещений и ПР проставляют обозначение по книге регистрации.
8.4. На одном экземпляре копии извещения на лицевой стороне на первом листе ставят штамп «Контрольный экземпляр».
8.5. На основании извещения в отделе технической документации (бюро технической документации) вносят все связанные с ними изменения учтенных документов в инвентарную книгу подлинников и карточки учета документов в соответствии с требованиями ГОСТ 19.601-78.
8.6. Учет и хранение бюллетеней должны производиться по правилам учета и
хранения извещений.
8.7. Учет извещений и ПР в книгах регистрации проводят в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-74.
8.8. Для учета рассылки копий извещений подразделениям данного предприятия и другим предприятиям применяется лист учета, который составляют и заполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-74, разд. 7.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
8.9. Опись извещений составляют и заполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-74. Опись является сопроводительным документом к копии (или дубликатам) извещений.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Справочное
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ О СООТВЕТСТВИИ ГОСТ 19.603-78
СТ СЭВ 2089-80
Разд. 1, 2, 3 ГОСТ 19.603-78 соответствуют разд. 1, 2, 3 СТ СЭВ 2089-80.
Разд. 5 ГОСТ 19.603-78 соответствует разд. 4 СТ СЭВ 2089-80.
(Введено дополнительно, Изм. № 1).
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое
ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ ИЗВЕЩЕНИЯ
(Измененная редакция, Изм.
№ 1).
*Переиздание (Ноябрь 1987 г.) с Изменением № 1, утвержденным в сентябре 1981 г (ИУС 11-81)
Используются технологии uCoz
Карта сайта
|
|
Самаре// Памятные даты
22 Октября 2022
75 лет назад создан Гипрогеолстрой, г.
Москва
22 Октября 2022
95 лет со дня рождения Макарова Игоря Михайловича (1927 – 2013)
23 Октября 2022
110 лет со дня рождения Волькенштейна Михаила Владимировича (1912 – 1992)
24 Октября 2022
65 лет назад создан институт «Гипропром», г. Воронеж
24 Октября 2022
95 лет назад создано ЦКБ «Вымпел», г. Горький
26 Октября 2022
135 лет со дня рождения Рамзина Леонида Константиновича (1887 – 1948)
28 Октября 2022
150 лет со дня рождения Угримова Бориса Ивановича (1872 – 1941)
29 Октября 2022
85 лет назад создан ГИ «Гипросвязь», г. Москва
30 Октября 2022
День памяти жертв политических репрессий
31 Октября 2022
110 лет со дня рождения Шорникова Александра Сергеевича (1912 – 1983)
31 Октября 2022
70 лет назад создан Дзержинский филиал ГИАП
1 Ноября 2022
70 лет назад создан институт «Гипроприбор», г.
Орел
2 Ноября 2022
120 лет со дня рождения Лебедева Сергея Алексеевича (1902 – 1974)
2 Ноября 2022
120 лет со дня рождения Кирсанова Александра Васильевича (1902 – 1992)
3 Ноября 2022
55 лет назад введена в эксплуатацию первая очередь Красноярской ГЭС
3 Ноября 2022
70 лет назад создан институт «Гидрорыбпроект», г. Москва
4 Ноября 2022
День народного единства
4 Ноября 2022
55 лет назад принята в эксплуатацию первая очередь общесоюзного телецентра в Останкино
5 Ноября 2022
85 лет назад создан институт НИИМСК, г. Ярославль
6 Ноября 2022
65 лет назад создан Сибирский филиал ВНИМИ
8 Ноября 2022
120 лет со дня рождения Брука Исаака Семеновича (1902 – 1974)
9 Ноября 2022
105 лет со дня рождения Шапошникова Дмитрия Федоровича (1917 – 1994)
10 Ноября 2022
55 лет назад создан институт «Приволжгипроводхоз», г.
Саратов
11 Ноября 2022
День энергосбережения
12 Ноября 2022
110 лет со дня рождения Жукова Бориса Петровича (1912 – 2000)
14 Ноября 2022
115 лет со дня рождения Седова Леонида Ивановича (1907 – 1999)
16 Ноября 2022
120 лет со дня рождения Стыриковича Михаила Адольфовича (1902 – 1995)
16 Ноября 2022
75 лет назад создан институт «Гипроуглеавтоматизация», г. Москва
18 Ноября 2022
70 лет назад создано СКБ «Газстроймашина», г. Москва
19 Ноября 2022
120 лет со дня рождения Иванова Аркадия Александровича (1902 – 1956)
19 Ноября 2022
День работника стекольной промышленности
21 Ноября 2022
155 лет со дня рождения Ипатьева Владимира Николаевича (1867 – 1952)
21 Ноября 2022
65 лет назад создан Читинский филиал ВНИИПРОЗолото
21 Ноября 2022
65 лет назад создан институт АНИТИМ, г.
Барнаул
21 Ноября 2022
Всемирный день телевидения
22 Ноября 2022
75 лет со дня рождения Власова Валентина Викторовича
22 Ноября 2022
60 лет назад создан институт ВНИИдрев, г. Балабаново
25 Ноября 2022
85 лет назад создан институт «Гипроцветметобработка», г. Москва
25 Ноября 2022
80 лет назад создан институт ВНИИполиграфмаш, г. Москва
26 Ноября 2022
65 лет назад создан Алтайский филиал ВНИИМС
// Анонсы & Важные события
В читальном зале РГА в г. Самаре открыта выставка «СССР. Союз научных и технических достижений»
Самарский архивист: научный альманах
Историко-документальная выставка «Все мы родом из детства»
Внимание! Информация для плательщиков обеспечения исполнения контракта.
// Архивные проекты
«Великая Отечественная»
«Моя малая Родина»
«Память о прошлом»
«Люди пытливой мысли»
«Во имя справедливости: архивы рассказывают»
Интернет-проект «Архив – школа – вуз».
Как найти фантомный инвентарь
только намек на мошенничество с запасами может быть пугающий опыт для аудитора финансового заявления. Действительно, список причудливого инвентаря манипуляции, совершенные компаниями за последние 50 лет читается как галерея мошенников: Маккессон и Роббинс, Мошенничество с салатным маслом, долевое финансирование, ZZZZ Best, Phar-Mor. Проверенные схемы этих и других компаний всегда вызывали у аудиторов кошмары. CPA, который признает как работают эти мошеннические манипуляции, будет во многом лучшее положение для их идентификации. МОШЕННИЧЕСКАЯ ОЦЕНКА АКТИВОВ Компании используют пять
методы незаконного увеличения активов и прибыли: фиктивные
доходов (см. «Так
Вот почему они называют это схемой пирамиды», JofA. В исследовании 1999 года Комитет Найдены организации-спонсоры Комиссии Тредуэя искаженная оценка активов составила почти половину случаев мошенничества с финансовой отчетностью. Инвентарь завышение составляло большую часть оценки активов мошенничества и находятся в центре внимания этой статьи. оценка запасов включает два отдельных элемента:
количество и цена. Определение количества запасов на
рука часто затруднена. Товары постоянно покупаются
и проданы, перемещены между локациями и добавлены во время
производственный процесс. Определение себестоимости единицы запасов
тоже может быть проблематично; Fifo, Lifo, средняя стоимость и другие
методы оценки обычно могут иметь существенное значение
в том, что окончательный инвентарь стоит. Нечестные организации обычно используют комбинацию несколько способов совершения мошенничества с запасами: фиктивный инвентаризация, манипулирование инвентаризацией, неучет закупок и мошеннической капитализации запасов. Все эти сложные схемы имеют ту же цель незаконного повышения стоимости запасов. ФИКЦИОННЫЙ ИНВЕНТАРЬ Очевидный способ
увеличение стоимости инвентарных активов заключается в создании различных записей
для элементов, которые не существуют: неподдерживаемые записи журнала,
завышенные инвентарные ведомости, фиктивные поставки и
получение отчетов и поддельных заказов на покупку. Так как это может быть
аудитору трудно обнаружить такие фальшивые документы, он
или она обычно использует другие средства для обоснования
Наличие и стоимость запасов. Наблюдение за инвентаризацией. Самый надежный способ проверки запасов количество состоит в том, чтобы считать его целиком. Даже когда это сделано, небольшие ошибки могут привести к мошенничеству с запасами незамеченный: Представители руководства следуют за аудитором и запишите количество тестов. После этого клиент может добавить фальшивый инвентарь на непроверенные предметы. Это будет ложно увеличить общую стоимость запасов. Аудиторы объявляют, когда и где они будут провести свои тестовые подсчеты. Для компаний с несколькими местонахождение инвентаря, это предварительное предупреждение позволяет управлять чтобы скрыть недостачи в местах, которые аудиторы не будут посещать. Иногда аудиторы не делают дополнительный шаг
осмотра упакованных коробок. Аналитические процедуры. Товары-призраки вывести из строя бухгалтерские книги компании. По сравнению с предыдущие периоды себестоимость продаж будет слишком низкой; запасы и прибыль будут слишком высокими. Будут и другие знаки тоже. При анализе финансовой отчетности компании со временем аудитор должен искать следующие тенденции: Запасы растут быстрее, чем продажи. Снижение оборачиваемости запасов. Стоимость доставки уменьшается в процентах от инвентарь. Запасы растут быстрее, чем перемещаются общие активы вверх. Падение себестоимости продаж в процентах от продаж. Стоимость проданных товаров по бухгалтерским книгам не соответствует
с налоговыми декларациями. МАНИПУЛЯЦИЯ С УЧЕТОМ ЗАПАСОВ Аудитор полагается активно наблюдая за инвентарем клиента. Следовательно, это очень важно для аудитора пройти и задокументировать тест считает. К сожалению, бывают случаи мошенничества с товарными запасами. когда клиент изменяет рабочие документы аудитора после часов (см. JofA , октябрь 00, стр. 94). Аудиторы должны поддерживать адекватная защита аудиторских доказательств. Например, скажем, клиент получает большую партию товаров пять дней до окончания отчетного периода и забирает все копии отчетов о получении и счетах-фактурах и скрывает их во время проверки. Затем во время физ. инвентаризация, работники подсчитывают товар, который затем одитор тестирует. Очевидно, инвентаризация
будет завышена на сумму неучтенного
обязанность. Хотя любой предмет инвентаря может быть неправильно
капитализированные промышленные товары представляют собой особую
проблема. Обычными статьями, капитализируемыми, являются расходы на продажу и
общие и административные расходы. Чтобы обнаружить эти
проблемы, аудиторы должны опросить производственный процесс
персонала, чтобы получить представление о соответствующих расходах на
инвентарь. Есть много способов, как нечестный клиент
может попытаться манипулировать инвентарем. Аудитор должен смотреть
данные с другим мышлением, догадываясь не только о том, как
мошенничество с запасами работает, но зачем клиенту прибегать к
такие недочеты в первую очередь. Ответ почти
всегда потому, что высшее руководство испытывает сильное давление
выполнить финансовые прогнозы.
ОЦЕНКА РИСКА МОШЕННИЧЕСТВА С ЗАПАСАМИ Отчет об аудите
Стандарты нет. 82, Рассмотрение мошенничества в финансовой
Аудит заявления, перечисляет множество факторов, влияющих на дела.
манипулирования финансовой отчетностью. При оценке рисков
завышения запасов, аудитор должен ответить на
следующие вопросы. Пытается ли компания получить финансирование обеспечены инвентарем? Являются ли запасы существенной статьей баланса? Имеет процент запасов к общим активам увеличилось со временем? Имеет отношение себестоимости продаж к общему объему продаж уменьшилось со временем? Снизились ли затраты на доставку по сравнению с общим инвентарь? Замедлился ли оборачиваемость запасов со временем? Имели ли место значительные корректирующие проводки которые увеличили остаток запасов? После закрытия отчетного периода иметь в инвентаризацию внесены реверсивные проводки учетная запись? Является ли компания производителем или у нее есть сложная система для определения стоимости запасов? Занимается ли компания технологиями или еще одна изменчивая или быстро меняющаяся отрасль? ПРИМЕР: ГОРАЗДО БОЛЬШЕ ПРИЗРАКОВ С детства
Микки Монус любил все виды спорта, особенно баскетбол. Монус передан его безграничная энергия от суда до зала заседаний. Он приобрела единственную аптеку в Янгстауне, штат Огайо, и в 10 лет он купил 29еще 9 магазинов и сформировали национальная сеть Фар-Мор. К сожалению, все построено на товары-призраки — необнаруженные завышения запасов — и фальшивые прибыль, которая в конечном итоге приведет к падению Монуса и его компании, и это будет стоить аудиторам Большой пятерки компании миллионов долларов. Вот как это произошло. После
приобретя первую аптеку, Монус мечтал построить свою
скромные активы в крупную фармацевтическую империю, используя
покупка власти, то есть предложение товаров с большими скидками. Вооружён только своим даром болтовня и набор раздутых финансовых показателей, Монус разворовал деньги от инвесторов, купил восемь магазинов в течение года и начал мини-империя, разросшаяся до 300 магазинов. Монус стал финансовая икона и его организация приобрели почти культовый статус в Янгстауне. Он решил осуществить спортивную фантазию, запуск Всемирной баскетбольной лиги (WBL), в которой нет игроки будут выше шести футов ростом. Он закачал 10 миллионов долларов денег Фар-Мора в лигу. Тем не менее,
публика не любила низкорослых баскетболистов и не
покупка билетов. Итак, Монус влил больше денег Фар-Мора в
ВБЛ. Однажды турагент, забронировавший билеты на лигу
игроки получили чек на 75 000 долларов на покрытие расходов WBL, но это
был выплачен на банковский счет Фар-Мор. ИГРА ОКОНЧЕНА Получение фальшивой прибыли
за целое десятилетие было нелегким делом. Об этом заявил финансовый директор Фар-Мор.
компания теряла серьезные деньги, потому что продавала
товары дешевле, чем он заплатил за них. Но Монус утверждал
что благодаря покупке власти Фар-Мор он станет таким большим
чтобы он мог продать свой выход из беды. В конце концов,
Финансовый директор уступил — под сильным давлением со стороны Monus — и для
Следующие несколько лет он и некоторые из его сотрудников хранили два комплекта
книг — тех, что показывали аудиторам, и тех, что
отражает ужасную правду. Они сбросили потери
на «счет ведра», а затем перераспределил суммы на
один из сотен магазинов компании в виде
увеличение стоимости запасов. Они выставили фальшивые счета за
покупки товаров, делал фальшивые записи в журнале
увеличить запасы и уменьшить себестоимость реализации, признанные
закупки товарно-материальных запасов, но не начислила обязательство и
переучет и двойной учет товаров. Финансы
отделу удалось скрыть нехватку запасов
потому что аудиторы наблюдали запасы только в четырех магазинах
из 300, и они проинформировали Фар-Мор за несколько месяцев,
какие магазины они посещали. Руководители Фар-Мор полностью
снабдили четыре выбранных магазина, но выделили фальшивые
запасы увеличиваются до остальных 296 магазинов. Независимо от того
бухгалтерских уловок, Фар-Мор был на грани краха.
Во время последней проверки с наличными было так туго у поставщиков
пригрозили отключить компанию за неуплату счетов. Аудиторы так и не раскрыли факт мошенничества, за что они дорого заплатил. Эта ошибка обошлась аудиторской фирме более чем в 300 долларов. миллионов по гражданским делам. Финансовый директор, который не получил прибыль лично был приговорен к 33 месяцам лишения свободы. Монус пошел в тюрьму на 5 лет. ЗАТОЧЕННЫЙ ЗРИТЕЛЬ Почему аудиторы не видите признаки мошенничества в Фар-Мор? Возможно, они просто поверили в своем клиенте — они читали газетные статьи и смотрели телевизионные ролики о жестком монусе и купили Реклама. Возможно, они провели аудит по ошибочному предположение: их клиент не будет мотивирован совершать мошенничество с финансовой отчетностью, потому что оно зарабатывало деньги над кулаком. Оглядываясь назад, аудиторы могли бы обнаружить призраков, если бы кто-нибудь задал фундаментальный вопрос: Как компания может зарабатывать деньги, продавая товары ниже себестоимости? ДЖОЗЕФ Т. |
Oct.00, стр. 91), мошенническая разница во времени,
скрытые обязательства и расходы (см.
Мошенничество с вероятным преступником», JofA , 01 марта, стр. 91
), мошеннические раскрытия информации и мошеннические активы
оценки.
В результате
сложный инвентарный учет является привлекательной мишенью для мошенничества.
Чтобы раздуть запасы, управление
складывает пустые коробки на складе.
Преимущество клиента с этим методом заключается в том, что
сумма завышения скрыта в общем
расчет себестоимости продаж. Бдительный аудитор может обнаружить эти
схемы любым из аналитических методов, описанных выше
а также может проверить денежные выплаты после
конец периода. Если аудитор обнаружит, что платежи были произведены
непосредственно к поставщикам, которые не были зарегистрированы при покупке
журнал, он или она должны исследовать дальше.
Хотя может быть много добросовестных причин
увеличить доход за счет капитализации товарно-материальных ценностей, также может
быть мошенническими. Обычно одитор обнаруживает, что
Финансовый директор, как правило, по указанию генерального директора, выполняет материальные
незаконные схемы. Поэтому во время обычных интервью с
ключевой персонал, аудитор всегда должен спрашивать — в
прямым, но не обличительным образом — если кто-нибудь в
Компания поручила им раздуть запасы
Информация.
Аудитор, который оценивает оба
мотив и возможность совершения мошенничества с материальными запасами
закончит тем, что заметит призраков.
Чем больше ответов «да», тем выше
риск мошенничества с запасами
Но
с ограниченными талантами и ростом (пять футов девять дюймов на хорошем
день) он никогда не будет играть в профессиональной команде. Монус сделал
однако есть одна черта, присущая лучшим спортсменам:
неутолимая жажда победы.
Но сначала он взял свой единственный убыточный, неаудированный магазин и
увеличил прибыль одним росчерком пера, добавив
фальшивые инвентаризационные данные.
Работник
показалось странным, что Фар-Мор будет платить команде
затраты. Поскольку она была знакома с одним из
крупных инвесторов, она показала ему чек. Встревоженный,
Инвестор начал собственное расследование в отношении Monus.
незаконную деятельность и помог раскрыть запутанную финансовую
мошенничество, повлекшее за собой убытки на сумму не менее полумиллиарда долларов.
УЭЛЛС, CPA, CFE, основатель
и председатель Ассоциации сертифицированных мошенников
Экзаминерс, Остин, Техас. С ним можно связаться по адресу Инвентаризация записей — элементы данных
Введение
Записи Агентства лучше всего инвентаризировать по сериям. Тот, кто проводит инвентаризацию, должен решить, какие элементы инвентаризации необходимы, а затем использовать форму или формы для сбора одинаковой информации по каждой серии.
Инвентарные формы серии (примеры)
Текстовая, электронная, инвентарная форма серии микроформ | Инструкция
Форма инвентаризации информационной системы | Инструкция
Форма инвентаризации серии A/V | Инструкция
Элементы инвентаризации серии
Чтобы быть полезным, инвентаризация должна включать определенные элементы информации для каждой серии. Эти основные элементы описаны в следующих разделах.
Хотя некоторые элементы полезны только для целей агентства (например, подготовка даты и идентификация лица, проводящего инвентаризацию), большинство из них необходимо для предоставления информации в Национальное управление архивов и документации (NARA) для планирования записей путем подачи запроса на распоряжение документами. Полномочия (также известные как расписание записей или просто расписание). Как указано, NARA требует более полной информации о записях, предлагаемых к постоянному хранению, чем о записях, предлагаемых к уничтожению. Если агентство предлагает удалить записи, которые NARA позже определяет как потенциально постоянные, оно должно затем изменить предлагаемое распоряжение на постоянное и предоставить NARA необходимую дополнительную информацию.
Элементы инвентаря серии с соответствующими инструкциями:
1. Дата составления
Укажите дату составления описи.
2. Офис хранения файлов
Перечислите название и символ офиса, который ведет записи.
Если этот офис получил эту серию от другого офиса, также укажите название и символ этого офиса и обозначьте его как «создающий офис».
3. Лицо, проводящее инвентаризацию
Укажите имя, должность и номер телефона этого человека.
4. Расположение серии
Укажите точное местонахождение серии; например, помещение 233, корпус Б, пристройка 1. Если серия находится более чем в одном офисе, то необходимо провести инвентаризацию только один раз, а затем указать несколько мест.
5. Название серии
Дайте каждой серии название для краткой справки. Такое название может происходить из одного из нескольких источников:
- Агентство, которое может использовать общепринятое название в своих обычных повседневных процедурах. Примеры: файл поиска сотрудников, отчет о ходе проекта.
- Лицо, которое проводит инвентаризацию и может дать описательное название. Примеры: записи об управлении имуществом, файл протоколов собраний, файл анализа кредита.
- Название отдельной формы или вида документа, если оно относится ко всей серии. Примеры: коносаменты, уведомления о действиях персонала, описательные квартальные отчеты.
6. Включая даты
Перечислите самые ранние и самые поздние даты записей в каждой серии. Эта информация дополняет или является частью описания и необходима для планирования записей, предлагаемых для постоянного хранения. Также необходимо определить, когда следует обрезать или ломать записи и передавать их в центры документации или в хранилища агентств. Наконец, он может дать представление о скорости роста ряда. Для файлов дел или файлов корреспонденции укажите самую раннюю дату только как год. Для серий, создаваемых на момент инвентаризации, самую позднюю дату указывают обозначением «на сегодняшний день» или «на настоящий момент».
NARA требует, чтобы агентства предоставляли полные даты для записей, предложенных для постоянного хранения, а также для неповторяющихся временных записей.
7. Описание серии
Четкое описание серии является основой успеха инвентаризации и графика. Это необходимо для более поздней оценки записей НАРА. Также может потребоваться уточнение названия серии. Примеры таких языков:
- «Материалы внутренних аудитов программ, операций и процедур агентства, а также внешних аудитов подрядчиков и грантополучателей. Состоят из аудиторских отчетов, корреспонденции и вспомогательных рабочих документов».
- «Записи, относящиеся к внутренней административной или хозяйственной деятельности офиса, а не к функциям, ради которых существует офис. повседневное администрирование офисного персонала, включая обучение и командировки, запросы и квитанции о расходных материалах и офисных услугах и оборудовании, а также использование офисных помещений и коммунальных услуг. Может также включать копии офисных отчетов о внутренней деятельности и рабочей нагрузке, таких как ход работы, статистические и описательные отчеты, направляемые на более высокие уровни».
- «Фотографии обычных церемоний награждения, светских мероприятий и других непрограммных мероприятий».
- «Запросы общественности на формы и публикации».
- «Запись набора официальных директив, распространяемых в виде приказов, циркуляров или руководств, объявляющих о серьезных изменениях в политике и процедурах агентства и относящихся к функциям программы».
- «Переписка по вопросам отдела, подготовленная на подпись директору, и сопутствующие документы».
- «Досье о грантах отдельным институтам для финансирования исследований, связанных с добычей полезных ископаемых. Включают предварительные предложения, предложения или заявки, патентную информацию, отчеты по проектам, исследования, сертификаты, соглашения, меморандумы, письма и другие записи, касающиеся к получению, рассмотрению, присуждению, оценке, статусу и мониторингу грантов, а также к выделению средств и бюджетов проектов».
- «Рекордный набор газетных вырезок и публикаций аналитической службы, таких как «Текущие новости», «Дополнительные клипы», «Текущие новости о равных возможностях», «Диалог в защиту радио и телевидения», «Избранные заявления», «Выпуск текущих новостей в иностранных СМИ» и «Пятничный обзор литературы по вопросам обороны».
- «Информация, свидетельствующая о государственной занятости, частной занятости и финансовых интересах гражданских служащих и военнослужащих, необходимая для подачи таких заявлений в соответствии с AR 600-50. Включены заявления о занятости и финансовых интересах, дополнительные заявления, отчеты об изменениях, обзорные комментарии и связанная информация.”
Элементы инвентаризации не должны подчеркивать номера форм, особенно когда описываются файлы дел или файлы транзакций. Такие файлы, состоящие из многочисленных форм и соответствующей корреспонденции, составляют основную часть всех федеральных документов. Примеры включают файлы контрактов, файлы требований, файлы кредитов, клинические файлы и персональные файлы.
Каждая копия заполненной формы может стать частью отдельного файла дела, служащего уникальной цели. В описи каждый экземпляр теряет свою индивидуальность и прикрывается пунктом описания дела, частью которого он является. Лицо, проводящее инвентаризацию, должно:
- Выберите заголовок, описывающий функцию, которую выполняет сериал.
- Попробуйте содержимое нескольких папок из этой серии, чтобы определить общий вид документации в ней и диапазон предметного содержания.
- Определите, документирует ли типичный файл дело от начала до конца. Например, в файле контракта папка может охватывать или не охватывать процесс закупки от успешного предложения до окончательного платежа. В противном случае необходимо найти дополнительную документацию и указать ее связь с серией, указанной в таблице.
Каждое описание серии должно содержать достаточно информации, чтобы показать цель, использование и предметное содержание записей. Избегайте таких терминов, как «разное» или «разное», которые ничего не добавляют к описанию. Уделите особое внимание описанию потенциально постоянных записей, поскольку NARA требует более подробной информации о них. Включите в описание аудиовизуальных записей формат (например, 4 на 5 дюймов, 16 мм, полдюйма), поколение и тематику.
Наконец, важно описать различные компоненты аудиовизуальных, микроформ, картографических и связанных с ними записей.
Например, в центральной лаборатории часто хранятся фотонегативы, а в различных подразделениях агентства хранятся специализированные серии или коллекции отпечатков. И негативы, и отпечатки являются компонентами записи, и их необходимо инвентаризировать и планировать вместе с соответствующими вспомогательными средствами поиска.
8. Средний
Укажите, является ли носитель записи бумагой, микроформой, электронной, аудиовизуальной или их комбинацией.
9. Расположение
Укажите используемое расположение или систему хранения. Примеры включают системы предметной классификации и схемы, которые расположены в алфавитном порядке по предмету, в алфавитном порядке по имени заявителя, в географическом по штату, в числовом порядке по номеру контракта и в хронологическом порядке по дате отчета. Если ряд не имеет очевидной аранжировки, отметьте его как «неупорядоченный». Если в ряду есть подчиненные схемы расположения, их тоже перечислите.
NARA требует, чтобы агентства указывали расположение записей, предлагаемых для постоянного хранения.
10. Том
Для неэлектронных записей выражайте объем записей в кубических футах, а не в погонных футах или любых других единицах измерения. Поскольку он представляет собой высоту, ширину и глубину, цифра в кубических футах дает реалистичное представление о фактически занимаемом пространстве. Также включите объем старых документов, которые могут быть завернуты в пачки или пакеты, или негабаритных материалов, которые слишком велики для хранения в обычном картотечном оборудовании. (Чтобы рассчитать содержимое файловых контейнеров в кубических футах, используйте таблицу преобразования, приведенную в инструкциях к форме инвентаризации.)
Хотя информация об объеме важна, цифра для каждой серии не должна измеряться с предельной точностью. При расчете объема серии не включайте дроби, например полдюйма, а просто округляйте все цифры до ближайшего кубического фута.
Если серия составляет менее половины кубического фута, укажите объем как «незначительный» или «менее единицы».
При измерении объема любой серии, которая явно велика, точная точность не требуется. Просто попробуйте ящики с папками, чтобы увидеть, заполнены ли они относительно, а затем умножьте количество полных ящиков на соответствующий коэффициент преобразования. Для тех записей, которые не хранятся в картотеке, оцените количество ящиков с папками, которые будут занимать записи, а затем примените соответствующий коэффициент преобразования.
При инвентаризации аудиовизуальных, микроформ, картографических и связанных с ними записей укажите не только общий объем в кубических футах, но и максимально точное количество элементов (например, 1200 отпечатков, 3500 негативов). Опять же, выборка может быть необходима для больших серий или коллекций. Если это так, умножьте среднее количество элементов в кубическом футе (или другой единице измерения) на общее количество кубических футов (или другую единицу измерения) в коллекции.
Для электронных записей укажите размер файла (т. е. количество байтов)
Запрашивая разрешение на удаление, NARA требует, чтобы агентства предоставили оценку объема записей, накапливаемых ежегодно (если записи являются текущими и продолжающимися), и общий объем на сегодняшний день для записей, предлагаемых для постоянного хранения, а также для разовых записей, предлагаемых для немедленного уничтожения. .
11. Годовое накопление
На основе информации от хранителя файлов оцените годовую скорость накопления для каждой серии, если записи являются текущими и продолжающимися. NARA требует, чтобы агентства сообщали о скорости накопления таких записей, предлагаемых для постоянного хранения, но не предлагаемых для уничтожения. Если записи больше не накапливаются, укажите «нет».
12. Отсечка
Укажите, как часто записи обрезаются и когда произошло последнее отключение. Если они не обрезаны, объясните, как неактивные записи отделяются от активных.
Отрезать записи означает прерывать или заканчивать их через равные промежутки времени, чтобы можно было избавиться от них или передать их целыми блоками, а в случае корреспонденции — разрешить создание новых файлов. Инструкции по отключению требуются CFR для временных записей; NARA также настоятельно рекомендует использовать ограничения для постоянных записей.
13. Справочная деятельность
Оцените справочную активность серии бумажных записей после обычного отсечения, поместив ее в одну из трех категорий:
- Текущий или активный (используется чаще одного раза в месяц для каждой папки).
- Полутоковой или полуактивный (используется реже одного раза в месяц для каждой папки).
- Нетекущий или неактивный (не используется для текущих операций).
Информация об эталонной деятельности или частоте использования особенно важна для бумажных документов, поскольку она влияет на сроки и тип утилизации, особенно в отношении хранения за пределами офиса.
Например, если объемные записи все еще актуальны или активны, храните их в офисе, а не переносите в центр документации. Перенесите полутекущие или полуактивные записи в центр документации, если соблюдены другие условия, чтобы дождаться окончательного решения, предписанного графиком записи, утвержденным NARA.
Справочная информация также может повлиять на изменения в практике подачи заявок, если активна только одна часть серии. Это может даже выявить некоторые ненужные поиски.
Поскольку большинство серий бумажных документов имеют относительно небольшой объем, накапливая менее 5 или 6 кубических футов в год, их контрольные цифры будут менее точными. Для объемных серий бумажных записей попросите хранителя файлов изучить справочную деятельность. Опрос должен содержать информацию о количестве запросов за фиксированный период, не превышающий 3 месяцев; организационный источник запросов, включая источники вне агентства; цель запросов; и возраст запрошенных записей. Когда такая точная информация обследования не нужна, используйте кодовые слова для обозначения эталонной активности: текущая, полутекущая и нетекущая.
Для аудиовизуальных записей укажите количество запросов на копии в месяц, источник(и) запросов и причину запросов.
14. Состояние записей актов гражданского состояния
Если записи квалифицируются как записи актов гражданского состояния, укажите, являются ли они записями о чрезвычайных ситуациях, записями о юридических и финансовых правах или и тем, и другим. Также укажите, являются ли они оригиналами или дубликатами. (См. 36 CFR 1223 для требований по ведению записей актов гражданского состояния.)
15. Дублирование
Укажите дублирование формы или содержания. Он может существовать следующими способами:
- Копии или другие копии могут находиться в том же организационном подразделении или в другом месте агентства. Копии могут содержать существенные отличия или обозначения.
- Аналогичные данные или информация могут быть доступны в другом месте агентства, либо физически дублированы, либо в обобщенной форме.
Если дублирование частичное, укажите его степень. Если информация записывается как на электронных, так и на бумажных носителях, оба должны быть инвентаризированы и запланированы отдельно. Чтобы изучить дублирование в содержании, изучите документы агентства и информационный поток. Подробные отчеты подчиненных или полевых отделений обычно резюмируются на более высоких уровнях. Понимание системы отчетности является основой для определения характера и степени дублирования.
16. Вспомогательные средства для поиска
Обратите внимание на наличие каких-либо вспомогательных средств для поиска серии, особенно если записи должны быть предложены для постоянного хранения. Средства поиска идентифицируют содержимое определенных серий, чтобы пользователи могли найти отдельные документы, файловые единицы или другие части серии. Они могут включать индексы, списки документов, списки заголовков файлов или контейнеров, а также руководства по классификации или регистрации.
Если они охватывают более одной серии, обратите внимание на этот факт. Если средства поиска находятся не в том же офисе или помещении, что и соответствующая серия, укажите их местонахождение.
17. Ограничения доступа и использования
Обратите внимание на любые ограничения на доступ к конкретной серии и ее использование. Такие ограничения могут быть следствием законодательных актов, исполнительных распоряжений или директив агентства. Два наиболее распространенных типа ограничений:
- Личная конфиденциальность. Доступ к этим файлам ограничен, поскольку они содержат информацию о лицах, чья конфиденциальность была бы нарушена, если бы эта информация стала известна другим. Примерами являются налоговые декларации, медицинские записи и некоторые материалы расследования персонала.
- Национальная безопасность. Эти файлы имеют грифы классификации, такие как «совершенно секретно», «секретно» или «конфиденциально». Они делают это потому, что их раскрытие или раскрытие содержащейся в них информации неуполномоченным лицам может нанести ущерб национальной безопасности.
Исполнительные указы регулируют политику и процедуры секретности национальной безопасности. Спецслужбы классифицируют многие из своих файлов в соответствии со специальными законными и исполнительными полномочиями. При решении вопросов доступа и ограничений также соблюдайте Закон о свободе информации (5 U.S.C. 552) и Закон о конфиденциальности (5 U.S.C. 552a) с поправками. При необходимости проконсультируйтесь с должностными лицами агентства, ответственными за такие вопросы.
NARA требует, чтобы агентства указали любые ограничения Закона о конфиденциальности в отношении записей, предлагаемых для возможного уничтожения, и любые ограничения Закона о свободе информации в отношении записей, предлагаемых для немедленной передачи в Национальный архив.
18. Состояние постоянных записей
Во время инвентаризации обратите внимание на физическое состояние записей, которые фактически или потенциально являются постоянными, особенно тех, которые хранятся вне офиса.