ГОСТ 19.603-78. ЕСПД. Общие правила внесения изменений
ГОСТ 19.603-78. ЕСПД. Общие правила внесения изменений|
УДК 651.5:006.354 |
Группа Т55 |
Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т С О Ю З А С С Р
|
Единая система программной документации |
(СТ СЭВ 2089-80) |
|
United system for program documentation. |
Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР
от 22 февраля 1978 г.
с 01.01. 1980 г.
Настоящий стандарт устанавливает общие правила внесения изменений в программные документы, предусмотренные стандартами Единой системы программной документации (ЕСПД), независимо от способа их выполнения на различных носителях данных.
Стандарт соответствует СТ СЭВ 2089-80 в части установления общих требований к правилам внесения и содержанию изменений на программные документы (см. справочное приложение 1).
1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
1.1. Под изменением программного документа понимается любое внесение и (или) удаление каких-либо данных без изменения общей части обозначения документа.
Обозначение документа допускается изменять только в случае ошибочного присвоения одинаковых обозначений разным документам или когда в обозначении документа допущена ошибка.
(Измененная редакция, Изм.
№ 1).
1.2. В программные документы вносят изменения по следующим причинам:
- устранение обнаруженных ошибок в программе и программной документации;
- развитие и усовершенствование программы.
1.3. Способы внесения изменений в программные документы, выполненные на различных носителях данных, должны соответствовать требованиям стандартов ЕСПД по правилам внесения изменений в документы на различных носителях данных.
1.4. Любое изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы. При нарушении условия взаимосвязи должны быть выпущены новые документы с новыми обозначениями.
1.5. Изменение и аннулирование подлинников, дубликатов и учтенных копий программных документов должно производиться только на основании извещений об изменении (далее – извещение).
1.
6. Подлинники, дубликаты и копии извещений имеет право выпускать только
предприятие – держатель подлинников, при этом копии извещений имеет право
выпускать предприятие – держатель дубликата.
1.7. Исправление документов, вызванные внесением ошибочных изменений по ранее выпущенным извещениям, должны оформляться новыми извещениями.
1.8. Предложения об изменении (ПР) на предприятии – держателе дубликатов и копий рекомендуется оформлять на бланках подлинников извещений и направлять их для дальнейшего оформления предприятию – держателю подлинника.
1.9. Не допускается вносить изменения в программные документы и проводить доработку программ на основании ПР.
1.10. Предприятие – держатель подлинников по всем поступившим ПР обязано в течение месяца после их получения выпустить извещение или направить ответ с указанием причин, вызывающих отклонение или задержку принятия предлагаемых изменений.
2.
ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ
2.1. Изменения на каждый документ оформляют отдельно. Извещения, выпускаемые согласно п. 1.4., при необходимости оформляют в виде комплекта извещений, состоящего из нескольких извещений, каждое из которых оформляют на один из взаимосвязанных изменяемых документов.
2.2. Подлинники и дубликаты извещений должны быть выполнены на материале, с которого можно многократно снимать копии.
2.3. Извещения следует выполнять черной тушью шрифтом по ГОСТ 2.304-68 или печатным способом. Допускается выполнять извещения машинным способом.
2.4. Форма извещения и заполнения граф должна соответствовать требованиям ГОСТ 2.503-74. При этом в графе «Обозначение» должно быть проставлено обозначение документа по ГОСТ 19.103-77.
Пример заполнения извещения приведен в рекомендуемом приложении 2.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
2.5. Извещение может иметь приложения.
Приложения могут содержать части,
предназначенные для осуществления указанных изменений, в том числе и с помощью
ЭВМ. Эти части должны быть выполнены на согласованном с пользователем носителе
данных и оформлены в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД на правила
оформления программных документов на конкретных носителях данных.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
3. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОДЛИННИКИ И ДУБЛИКАТЫ
ПРОГРАММНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Вносить изменения в подлинники имеет право только предприятие – держатель подлинника на основании извещения.
3.2. Вносить изменения в дубликаты имеет право предприятие – держатель дубликата извещения.
3.3. При изменении подлинника и дубликата аннулированием с заменой документа
подлиннику и дубликату присваивают новый инвентарный номер. Место простановки
инвентарного номера на каждом конкретном носителе должно соответствовать
требованиям стандартов ЕСПД на правила оформления программных документов на
различных носителях данных.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
3.4. Об изменениях, вносимых в подлинники и дубликаты, должна быть запись, содержание и место расположения которой должно соответствовать требованиям стандартов ЕСПД. Место записи об изменениях должно соответствовать требованиям стандартов ЕСПД на правила оформления программных документов на конкретных носителях данных.
3.5. Аннулированные по извещению подлинники и дубликаты снимают с учета.
4. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В КОНТРОЛЬНЫЕ КОПИИ
4.1. Изменения в контрольные копии вносят только на основании копии извещения об изменении.
4.2. Предприятие – держатель подлинника или предприятие – держатель дубликата извещений должны высылать копии извещения держателя контрольных копий.
4.3. Изменения в контрольные копии вносят по правилам, установленным для подлинников.
4.4. После замены контрольная копия снимается с инвентарного учета в архиве
предприятия.
5. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В КОПИИ ПРОГРАММНЫХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Общие требования
5.1.1. Учтенная копия – копия, взятая на учет на предприятии – держателе подлинника или дубликата программного документа для внесения изменений. Внесение изменений в учтенные копии производится по извещениям.
5.1.2. Внесение изменений в неучтенные копии (далее – копии) программных документов, переданных предприятию-пользователю, должно производиться на основании бюллетеня об изменении (далее – бюллетень). Внесение изменений в копии документов производят предприятия (организации) – держатели копий изменяемых документов.
5.1.3. Выпускать бюллетень имеет право только предприятие (организация) – держатель подлинников.
5.1.4. Бюллетень выпускают на основании изменений, внесенных в подлинники программных документов по извещениям.
5.1.5. Бюллетень выпускают на комплект программных документов или отдельные
документы.
5.1.6. Изменение программного документа, вызывающее какие-либо изменения в других программных документах, должно сопровождаться одновременным выпуском бюллетеней о внесении соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы.
5.1.7. В бюллетене приводятся способы внесения изменений в копии.
5.1.8. Об изменениях, вносимых в копии, делается запись по п. 3.4 настоящего стандарта.
5.2. Оформление бюллетеня
5.2.1. Каждый бюллетень должен иметь титульный лист и обозначение (номер), включающее:
- код предприятия (организации), выпустившего данный бюллетень;
- порядковый регистрационный номер.
5.2.2. Бюллетень об изменении программных документов должны содержать вводную часть, раздел внесения изменений и приложения.
5.2.3. Во вводной части указывают область распространения бюллетеня или
ограничение сферы его действия конкретными программами.
Для определения области распространения бюллетеня следует применять выражение:
«Бюллетень распространяется на
наименование программы или ее частей и их обозначение
Во вводной части также указывают основание для выпуска данного бюллетеня, срок его введения в действие и номер изменения.
Если изменение программных документов вызвано изменением программы, переданной предприятию-пользователю, то в бюллетене об изменении документов должно быть приведено указание о запрещении эксплуатации программы по неизменным документам.
5.2.4. В разделе «Внесение изменений» излагают содержание изменений и способы внесения их в программные документы.
По каждому изменяемому документу должен быть приведен перечень всех бюллетеней, в соответствии с которыми вносились предыдущие изменения в документе.
5.
2.5. В приложении к бюллетеню приводят перечень последних изменений,
внесенных в программу на день выпуска бюллетеня, знание которых необходимо для
правильной эксплуатации программы (сущность, причина изменений и т. п.)
5.2.6. Бюллетени о внесении изменений в программные документы выпускают и передают предприятию-пользователю не реже одного раза в шесть месяцев.
5.3. Порядок доведения бюллетеней об изменениях до предприятий (организаций) – держателей копий изменяемых документов
5.3.1. Предприятие – держатель подлинника и (или) дубликата изменяемого документа высылает бюллетеня по заявкам предприятий (организаций) – держателей копий изменяемого документа.
5.3.2. Предприятие – держатель подлинника должно выслать бюллетень и (или) дубликат бюллетеня всем предприятиям, которым высланы дубликаты изменяемых документов.
6. ПРЕДЛОЖЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ
6.1. Каждое ПР должно иметь обозначение извещения с добавлением букв «ПР»
6.
2. Оформление и выпуск ПР производят в соответствии с требованиями ГОСТ
2.503-74.
7. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С
ЗАКАЗЧИКОМ И ЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЕМ
7.1. Порядок согласования извещения об изменении и ПР должен соответствовать требованиям ГОСТ 2.503-74.
8. УЧЕТ И ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИЗВЕЩЕНИЙ ОБ ИЗМЕНЕНИИ, ПРЕДЛОЖЕНИЙ ОБ ИЗМЕНЕНИИ И БЮЛЛЕТЕНЕЙ
8.1. Все оформленные извещения передают в отдел технической документации (бюро технической документации) с одновременной передачей подлинников документов, выпускаемых взамен аннулированных документов.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
8.2. Сотрудник отдела технической документации (бюро технической
документации), принимающий подлинники извещений, проверяет наличие подписи
нормоконтролера, наличие всех листов извещения и приложений к нему, наличие
вновь введенных и замененных документов, пригодность их для хранения и
размножения.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
8.3. Все поступившие в отдел технической документации (бюро технической документации) извещения, выпущенные на данном предприятии и полученные от других предприятий, регистрируют в книгах регистрации. Извещения и ПР регистрируют в отдельных книгах, причем книги должны вестись отдельно для документов данного предприятия и полученных от других предприятий. На всех листах извещений и ПР проставляют обозначение по книге регистрации.
8.4. На одном экземпляре копии извещения на лицевой стороне на первом листе ставят штамп «Контрольный экземпляр».
8.5. На основании извещения в отделе технической документации (бюро технической документации) вносят все связанные с ними изменения учтенных документов в инвентарную книгу подлинников и карточки учета документов в соответствии с требованиями ГОСТ 19.601-78.
8.6. Учет и хранение бюллетеней должны производиться по правилам учета и
хранения извещений.
8.7. Учет извещений и ПР в книгах регистрации проводят в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-74.
8.8. Для учета рассылки копий извещений подразделениям данного предприятия и другим предприятиям применяется лист учета, который составляют и заполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-74, разд. 7.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
8.9. Опись извещений составляют и заполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-74. Опись является сопроводительным документом к копии (или дубликатам) извещений.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Справочное
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ О СООТВЕТСТВИИ ГОСТ 19.603-78
СТ СЭВ 2089-80
Разд. 1, 2, 3 ГОСТ 19.603-78 соответствуют разд. 1, 2, 3 СТ СЭВ 2089-80.
Разд. 5 ГОСТ 19.603-78 соответствует разд. 4 СТ СЭВ 2089-80.
(Введено дополнительно, Изм. № 1).
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое
ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ ИЗВЕЩЕНИЯ
(Измененная редакция, Изм.
№ 1).
*Переиздание (Июль 1982 г.) с Изменением № 1, утвержденным в сентябре 1981 г (ИУС 11-81)
Используются технологии uCoz
Карта сайта
// Памятные даты
22 Апреля 2023
85 лет назад создан институт «Союздорпроект»
23 Апреля 2023
85 лет назад создан Ярославский филиал института «Резинопроект»
23 Апреля 2023
95 лет назад создан ЦНИИКП
25 Апреля 2023
65 лет назад создан институт «Уралгипролесдревпром»
25 Апреля 2023
65 лет назад создано Проектно-конструкторское бюро «ПКБпластмаш»
27 Апреля 2023
135 лет со дня рождения Китайгородского Исаака Ильича (1888 – 1965)
28 Апреля 2023
110 лет со дня рождения Степанова Бориса Ивановича (1913 – 1987)
29 Апреля 2023
День астрономии
1 Мая 2023
95 лет со дня рождения Захарчени Бориса Петровича (1928 – 2005)
1 Мая 2023
105 лет со дня рождения Будкера Герша Ицковича (1918 – 1977)
1 Мая 2023
115 лет со дня рождения Федынского Всеволода Владимировича (1908 – 1978)
2 Мая 2023
90 лет со дня рождения Балакирева Владимира Федоровича
3 Мая 2023
75 лет назад создано ЦПКБ
4 Мая 2023
85 лет назад создан институт «Норильскпроект»
5 Мая 2023
85 лет со дня рождения Городнова Владимира Павловича
5 Мая 2023
115 лет со дня рождения Нагиева Муртузы Фатулла-оглы (1908 – 1975)
6 Мая 2023
65 лет назад создан КТИАМ
7 Мая 2023
День радио
9 Мая 2023
День Победы
9 Мая 2023
65 лет назад создан Сибирский филиал института «Сантехпроект»
12 Мая 2023
120 лет со дня рождения Кобозева Николая Ивановича (1903 – 1974)
15 Мая 2023
70 лет назад было подписано соглашение с КНР
17 Мая 2023
100 лет со дня рождения Белякова Виктора Петровича (1923 – 1986)
17 Мая 2023
120 лет со дня рождения Полякова Николая Сергеевича (1903 – 1991)
18 Мая 2023
70 лет назад создан ГПИ-6
18 Мая 2023
Международный день музеев
19 Мая 2023
65 лет назад создан СвердНИИПдрев
19 Мая 2023
150 лет со дня рождения Плотникова Владимира Александровича (1873 – 1947)
20 Мая 2023
55 лет назад создан ВНИИТБчермет
20 Мая 2023
День Волги.
20 Мая 2023
115 лет со дня рождения Атабекова Григория Иосифовича (1908 – 1966)
21 Мая 2023
75 лет назад создан ВНИИГАЗ
21 Мая 2023
95 лет со дня рождения Трапезникова Николая Николаевича (1928 – 2001)
22 Мая 2023
75 лет назад создано Проектное управление «Дальстройпроект»
22 Мая 2023
120 лет со дня рождения Вула Бенциона Моисеевича (1903 – 1985)
23 Мая 2023
100 лет со дня рождения Вольпина Марка Ефимовича (1923 – 1996)
25 Мая 2023
50 лет назад введен в действие первый агрегат Нурекской ГЭС
26 Мая 2023
125 лет со дня рождения Петропавловского Бориса Сергеевича (1898 – 1933)
27 Мая 2023
Общероссийский день библиотек
28 Мая 2023
День химика
28 Мая 2023
115 лет со дня рождения Шапошникова Константина Яковлевича (1908 – 1991)
// Анонсы & Важные события
РГА в г.
Самаре представляет новую виртуальную выставку «Город. Проект и воплощение»
Приглашаем к участию в форуме «Память о прошлом – 2023»
Самарский архивист: научный альманах
Внимание! Информация для плательщиков обеспечения исполнения контракта.
Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов
// Архивные проекты
«Великая Отечественная»
«Моя малая Родина»
«Память о прошлом»
«Люди пытливой мысли»
«Во имя справедливости: архивы рассказывают»
Интернет-проект «Архив – школа – вуз».
Мошенничество при продаже и покупке товарно-материальных запасов – Мошенничество с ценными бумагами
Что такое мошенничество на рабочем месте?
Профессиональное мошенничество – это мошенничество, совершенное работником в отношении работодателя в процессе работы. Они более распространены и наносят бизнесу больший финансовый ущерб, чем мошенничество, совершаемое третьими лицами. Поскольку сотрудники будут продолжать работать в компании, они, как правило, будут постоянно пытаться скрывать эти мошенничества, а это означает, что профессиональное мошенничество может совершаться в течение длительного периода времени.
Что такое мошенничество при продажах и покупках?
Мошенничество, связанное с кражей товарно-материальных ценностей, когда кража скрывается путем манипулирования записями, созданными в процессе продаж или закупок, в результате чего измененная информация заносится в бухгалтерские книги предприятия. Другой способ сокрытия кражи — фальсификация инвентарных записей. Это тема для другой статьи из этой серии.
Основные заголовки
Описание мошенничества при купле-продаже
Сокрытие потери1. Ложные продажи
2. Ложные покупки
3. Ложные схемы распределенияПример
Уроки, которые необходимо извлечь
Предотвращение и обнаружение
Описание мошенничества при продажах и покупках
Товарно-материальные запасы могут стать объектом мошенничества. Обычно это самый крупный актив в долларовом выражении для предприятий розничной торговли и большая часть стоимости активов для производственных предприятий.
У большинства необслуживающих предприятий есть хотя бы некоторый уровень запасов или расходных материалов.
Кражи материальных ценностей — обычное дело. Одной из распространенных целей этих краж являются предметы инвентаря, поскольку предметов инвентаря может быть много; может иметь небольшую ценность; может быть легкодоступным и съемным; может быть плохо защищен; и может быть не сразу пропущен, если вообще пропущен.
Хотя в этом документе описывается кража инвентаря, тот же тип мошенничества может быть совершен с другими физическими активами, используемыми в бизнесе. В этих случаях манипулируют одним и тем же типом документов заказа на поставку.
Как происходит мошенничество?
Воровать предметы из инвентаря может быть легко. Любое отсутствие физической безопасности способствует краже инвентаря как сотрудниками, так и лицами, не являющимися сотрудниками. Если предметы открыто доступны любому сотруднику без разрешения или реквизиции, инвентарь будет подвержен краже.
Но эти предметы должны быть в свободном доступе для продавцов в большинстве предприятий розничной торговли. Производственные предприятия также нуждаются в легком доступе к материалам для эффективной работы.
Если предметы инвентаря остаются без присмотра в рабочее и нерабочее время, это создает возможность для кражи. Доступ в нерабочее время дает сотрудникам возможность не только забрать активы, но и время для манипулирования бизнес-записями, чтобы скрыть потери без присутствия других людей. Физическая безопасность ограничивает эту возможность. Если сотрудники не могут физически получить доступ к предметам инвентаря и удалить их, возможности для убытков от мошенничества ограничены.
Сокрытие кражи инвентаря в деловых записях — более сложная часть мошенничества. Если кража носит разовый характер, сотрудник не может пытаться скрыть кражу. В зависимости от типа украденного предмета, они могут оставить информацию об утере на следующий раз при инвентаризации, полагая, что пропажа не сможет быть отслежена до них.
Если сотрудник желает продолжать кражи в течение определенного периода времени, ему, вероятно, придется скрывать убытки. Способ сокрытия убытков указывает, какой вид мошенничества был совершен.
После того, как инвентарь был украден, потеря должна быть отражена в постоянных инвентарных записях во время следующей инвентаризации. Записи должны быть изменены, чтобы скрыть потерю. Мошенничество с продажами и покупками основано на краже предметов, скрытых путем фальсификации записей о продажах и покупках одним из следующих методов:
1. Ложная продажа существующих запасов,
2. Фальсификация записей о покупке новых инвентарь,
Сокрытие убытков
Мошенничество при купле-продаже включает в себя сокрытие кражи товарно-материальных ценностей путем манипулирования документами, в которых регистрируются продажи или покупки товарно-материальных запасов, что, в свою очередь, приводит к внесению записей в учетные записи предприятия. Разница между этими мошенничествами и мошенничеством с инвентарными записями заключается в том, что инвентарные записи не подвергаются атаке напрямую, атаке подвергаются записи, созданные в процессе продажи или покупки.
Любая продажа или покупка состоит из двух частей:
(1) финансовая сторона, которая регистрирует долларовую стоимость продажи или покупки, а также инкассо или оплату в зависимости от обстоятельств; и
(2) сторона уровня запасов, которая регистрирует увеличение или уменьшение запасов.
Эти мошенники манипулируют записями с одной стороны, чем с этими транзакциями. Возможность или легкость совершения таких мошенничеств будет зависеть от действующей бизнес-системы и способности сотрудника получить доступ к этой системе.
Обычно это либо:
- Ложная продажа существующих запасов; или
- Ложная покупка нового инвентаря
1. Фальшивая продажа
Две стороны сделки купли-продажи фиксируют приход денег и расход запасов. При мошенничестве с ложной продажей — поскольку нет продажи, которую нужно регистрировать, — регистрируется только расход запасов. Поскольку уровни запасов уменьшаются, чтобы отразить продаваемый украденный предмет, его можно просто взять, не пропуская при инвентаризации.
Поскольку долларовая часть продажи не зарегистрирована, поступления денег не ожидается.
Это мошенничество совершается путем предоставления необходимых документов для освобождения товара (при необходимости) и уменьшения уровня запасов в вечных записях. Предприятия с более ценными предметами инвентаря и некоторой физической безопасностью, вероятно, будут иметь систему заявок для получения предметов для продажи. Сотрудник должен будет подделать документы заявки, чтобы получить физический доступ к предметам. Этот запрос должен создать требуемую запись в вечных записях.
Инвентаризационные записи обновлены из фальшивых исходных документов, как если бы имела место законная продажа. Теперь записи инвентаризации будут соответствовать физическому уровню инвентаря. Однако, поскольку продажи не зарегистрированы, ожидается, что деньги не будут собраны и не будут упущены.
Схемы ложного распределения являются адаптацией мошенничества при продаже, основанного на производственном процессе.
Целью мошенничества могут быть запасы в наличии, материалы или детали в наличии или приобретаемые товары. Мошенничество основано на ложном отнесении запасов к незавершенному производству в производственном процессе (номинальная продажа). Инвентарь регистрируется как относящийся к конкретной работе. Это мошенничество основано на объяснении использования материальных запасов. В остальном схема та же.
2. Ложные закупки
Схемы ложных закупок основаны на краже приобретенных запасов до их регистрации в бессрочной системе. Теоретически это противоположно мошенничеству с ложными продажами, когда учетные записи манипулировались, а долларовая сторона избегалась. Ложные закупки должны манипулировать долларовой стороной (чтобы поставщику платили) и избегать бесконечных записей о запасах.
Сотрудник может приказать украсть особые предметы или украсть предметы из обычной доставки. Сотрудник может украсть предметы в месте получения или, если у него есть особый заказ предметов, он может доставить их в другое место.
Это легко сделать, если сотрудник может санкционировать покупки или может санкционировать заявки на покупки. Это мошенничество также упрощается, когда запасы заказываются для конкретных работ и нет подробной системы постоянного учета или склада запасов.
Основная часть мошенничества заключается в том, чтобы зафиксировать финансовую сторону покупки, чтобы поставщик получил оплату, но не зафиксировать получение предметов в постоянных записях. «Бумажная работа» должна быть разделена на две части сделки. Согласно инвентарным записям предприятия, предметы никогда не были получены, поэтому их нельзя пропустить. Его можно удалить с сайта или собрать с внешнего физического сайта.
Схема завершается, когда счет поставщика за товары оплачен. Если счет-фактура от известного поставщика и для товаров, которые обычно покупаются, он, скорее всего, будет оплачен без запроса. Документация от поставщика действительна. Но поставщик должен быть оплачен, иначе они выставят счет с бизнесом, и мошенничество может быть обнаружено.
Например,
В этом деле участвовала компания, занимающаяся избиением панелей. Сотрудники имели право заказывать или использовать детали, необходимые для их текущей работы, без обращения к руководству. Владельцы бизнеса не проверяли закупки на наличие разрешений или распределения по текущим вакансиям и не вели надлежащий учет вакансий и необходимых деталей.
Сотрудники заказали запчасти для своего личного транспорта и получили счета для оплаты в офис. Сотрудники также заказали детали, которые выглядели так, как будто они были необходимы для текущей работы, но отремонтировали и использовали поврежденные детали, оставив новую деталь для собственного использования.
Из-за отсутствия системы проверки заказов не было возможности проверить законность этих покупок или нет. Излишне говорить, что у этих загонщиков были очень красивые машины.
Уроки, которые следует усвоить
1. Товар не защищен от кражи сотрудниками.
2. У сотрудников есть множество способов скрыть такие потери, включая фальсификацию записей о продажах и манипулирование записями о покупках.
Эти мошенники косвенно атакуют инвентарные записи, используя ложную первичную документацию.
3. Физическая охрана защищает активы. Если воры не могут добраться до активов, вероятность их кражи уменьшается.
4. Физическая безопасность инвентаря может быть нарушена, если кража предмета происходит во время его покупки или продажи. Эти мошенники атакуют инвентарь, который еще не зарегистрирован в системе инвентаризации.
5. Записями и системами, созданными для защиты инвентарных запасов, можно манипулировать, и необходимо будет внедрить надлежащие меры контроля.
Предотвращение и обнаружение
Некоторые вещи, на которые следует обратить внимание
(i) Просмотрите записи о продажах и перевозках, чтобы убедиться, что все запасы, доставленные внутрь или наружу, соответствуют счету-фактуре продажи или покупки, и наоборот. Перевозка запасов на внешнее место может быть кражей незавершенных запасов. (ii) Проверьте запасы, поступающие в грузовую зону, когда запасы фактически перевозятся.
Эта область может стать плацдармом для кражи инвентаря.
(iii) Увеличение безнадежных долгов может быть признаком того, что запасы украдены и зарегистрированы как продажа. Позже продажа будет списана. Анализ внеоборотных должников может выявить тенденцию, указывающую на такое мошенничество.
(vi) Просмотрите записи о доставке на предмет совпадения адресов или адресов сотрудников, особенно если используется сторонний экспедитор.
(v) Просмотрите покупки, чтобы определить, все ли они могут быть отслежены до фактических запасов. Если предметы инвентаря не могут быть обнаружены, возможно, для кражи этих предметов использовалась схема покупки.
Эта область может стать плацдармом для кражи инвентаря.Некоторые основные средства контроля
(i) Для всех покупок должен быть заказ на поставку. Эти документы должны быть последовательно пронумерованы, чтобы их можно было учитывать во время проверок. В полученном счете-фактуре должен быть указан номер заказа на поставку. (ii) Разделение обязанностей.
(iii) Аналогичный процесс должен быть реализован в отношении процесса продаж. Возможность перекрестных ссылок на документы, которые были подготовлены и одобрены разными людьми, устраняет некоторые возможности фальсификации этих записей.
(iv) Повышение физической безопасности за счет ограничения доступа для всех, кроме основных сотрудников, и только в рабочее время может ограничить потери запасов. Не имея возможности заполучить инвентарь, сотрудники (и посторонние в этом отношении) имели очень ограниченные возможности для кражи инвентаря.
(v) Физическая безопасность также должна включать надлежащую документацию для получения доступа к соответствующему инвентарю. Если эти документы учитываются при отпуске инвентаря, все перемещения инвентаря должны быть учтены людьми и документами.
(vi) Надлежащая и проверенная инвентаризация, поскольку она может быть единственным способом определить, что запас отсутствует. Постоянные записи являются активным контролем только в том случае, если они регулярно сравниваются с физическими инвентаризациями и исследуются несоответствия.
Лицо, утверждающее счет на оплату, не должно быть лицом, отдавшим заказ. Прием материалов на вечный учет также должен производиться другим лицом. Копия документа о получении должна быть приложена к счету-фактуре и утверждена по заказу.
Как найти фантомный инвентарь
только намек на мошенничество с запасами может быть
пугающий опыт для аудитора финансового
заявления. Действительно, список причудливого инвентаря
манипуляции, совершенные компаниями за последние 50
лет читается как галерея мошенников: Маккессон и Роббинс,
Мошенничество с салатным маслом, долевое финансирование, ZZZZ Best, Phar-Mor.
Проверенные схемы этих и других компаний
всегда вызывали у аудиторов кошмары. CPA, который признает
как работают эти мошеннические манипуляции, будет во многом
лучшее положение для их идентификации. МОШЕННИЧЕСКАЯ ОЦЕНКА АКТИВОВ Компании используют пять методы незаконного увеличения активов и прибыли: фиктивные доходов (см. «Так Вот почему они называют это схемой пирамиды», JofA. Oct.00, стр. 91), мошенническая разница во времени, скрытые обязательства и расходы (см. Мошенничество с вероятным преступником», JofA , 01 марта, стр. 91 ), мошеннические раскрытия информации и мошеннические активы оценки. В исследовании 1999 года Комитет
Найдены организации-спонсоры Комиссии Тредуэя
искаженная оценка активов составила почти половину
случаев мошенничества с финансовой отчетностью. Инвентарь
завышение составляло большую часть оценки активов
мошенничества и находятся в центре внимания этой статьи. оценка запасов включает два отдельных элемента: количество и цена. Определение количества запасов на рука часто затруднена. Товары постоянно покупаются и проданы, перемещены между локациями и добавлены во время производственный процесс. Определение себестоимости единицы запасов тоже может быть проблематично; Fifo, Lifo, средняя стоимость и другие методы оценки обычно могут иметь существенное значение в том, что окончательный инвентарь стоит. В результате сложный инвентарный учет является привлекательной мишенью для мошенничества. Нечестные организации обычно используют комбинацию
несколько способов совершения мошенничества с запасами: фиктивный
инвентаризация, манипулирование инвентаризацией, неучет
закупок и мошеннической капитализации запасов. Все эти
сложные схемы имеют ту же цель незаконного повышения
стоимости запасов. ФИКЦИОННЫЙ ИНВЕНТАРЬ Очевидный способ увеличение стоимости инвентарных активов заключается в создании различных записей для элементов, которые не существуют: неподдерживаемые записи журнала, завышенные инвентарные ведомости, фиктивные поставки и получение отчетов и поддельных заказов на покупку. Так как это может быть аудитору трудно обнаружить такие фальшивые документы, он или она обычно использует другие средства для обоснования Наличие и стоимость запасов. Наблюдение за инвентаризацией. Самый надежный способ проверки запасов количество состоит в том, чтобы считать его целиком. Даже когда это сделано, небольшие ошибки могут привести к мошенничеству с запасами незамеченный: Представители руководства следуют за аудитором
и запишите количество тестов. Аудиторы объявляют, когда и где они будут провести свои тестовые подсчеты. Для компаний с несколькими местонахождение инвентаря, это предварительное предупреждение позволяет управлять чтобы скрыть недостачи в местах, которые аудиторы не будут посещать. Иногда аудиторы не делают дополнительный шаг осмотра упакованных коробок. Чтобы раздуть запасы, управление складывает пустые коробки на складе. Аналитические процедуры. Товары-призраки
вывести из строя бухгалтерские книги компании. По сравнению с
предыдущие периоды себестоимость продаж будет слишком низкой;
запасы и прибыль будут слишком высокими. Будут и другие
знаки тоже. Запасы растут быстрее, чем продажи. Снижение оборачиваемости запасов. Стоимость доставки уменьшается в процентах от инвентарь. Запасы растут быстрее, чем перемещаются общие активы вверх. Падение себестоимости продаж в процентах от продаж. Стоимость проданных товаров по бухгалтерским книгам не соответствует с налоговыми декларациями. МАНИПУЛЯЦИЯ С УЧЕТОМ ЗАПАСОВ Аудитор полагается
активно наблюдая за инвентарем клиента. Следовательно, это
очень важно для аудитора пройти и задокументировать тест
считает. К сожалению, бывают случаи мошенничества с товарными запасами. Например, скажем, клиент получает большую партию товаров пять дней до окончания отчетного периода и забирает все копии отчетов о получении и счетах-фактурах и скрывает их во время проверки. Затем во время физ. инвентаризация, работники подсчитывают товар, который затем одитор тестирует. Очевидно, инвентаризация
будет завышена на сумму неучтенного
обязанность. Преимущество клиента с этим методом заключается в том, что
сумма завышения скрыта в общем
расчет себестоимости продаж. Бдительный аудитор может обнаружить эти
схемы любым из аналитических методов, описанных выше
а также может проверить денежные выплаты после
конец периода. Хотя любой предмет инвентаря может быть неправильно
капитализированные промышленные товары представляют собой особую
проблема. Обычными статьями, капитализируемыми, являются расходы на продажу и
общие и административные расходы. Чтобы обнаружить эти
проблемы, аудиторы должны опросить производственный процесс
персонала, чтобы получить представление о соответствующих расходах на
инвентарь. Хотя может быть много добросовестных причин
увеличить доход за счет капитализации товарно-материальных ценностей, также может
быть мошенническими. Обычно одитор обнаруживает, что
Финансовый директор, как правило, по указанию генерального директора, выполняет материальные
незаконные схемы. Существует множество способов, которыми нечестный клиент может попытаться манипулировать инвентарем. Аудитор должен смотреть данные с другим мышлением, догадываясь не только о том, как мошенничество с запасами работает, но зачем клиенту прибегать к такие недочеты в первую очередь. Ответ почти всегда потому, что высшее руководство испытывает сильное давление выполнить финансовые прогнозы. Аудитор, который оценивает оба мотив и возможность совершения мошенничества с материальными запасами закончит тем, что заметит призраков.
ОЦЕНКА РИСКА МОШЕННИЧЕСТВА С ЗАПАСАМИ Заявление об аудите Стандарты нет. 82, Рассмотрение мошенничества в финансовой Аудит заявления, перечисляет множество факторов, влияющих на дела. манипулирования финансовой отчетностью. При оценке рисков завышения запасов, аудитор должен ответить на следующие вопросы. Чем больше ответов «да», тем выше риск мошенничества с запасами Пытается ли компания получить финансирование обеспечены инвентарем? Являются ли запасы существенной статьей баланса? Имеет процент запасов к общим активам увеличилось со временем? Имеет отношение себестоимости продаж к общему объему продаж уменьшилось со временем? Снизились ли затраты на доставку по сравнению с общим инвентарь? Замедлился ли оборачиваемость запасов со временем? Имели ли место значительные корректирующие проводки которые увеличили остаток запасов? После закрытия отчетного периода иметь в инвентаризацию внесены реверсивные проводки счет? Является ли компания производителем или у нее есть сложная система для определения стоимости запасов? Занимается ли компания технологиями или еще одна изменчивая или быстро меняющаяся отрасль? ПРИМЕР: ГОРАЗДО БОЛЬШЕ ПРИЗРАКОВ С детства
Микки Монус любил все виды спорта, особенно баскетбол. Монус передан его безграничная энергия от суда до зала заседаний. Он приобрел единственную аптеку в Янгстауне, штат Огайо, и в 10 лет он купил 29еще 9 магазинов и сформировали национальная сеть Фар-Мор. К сожалению, все построено на товары-призраки — необнаруженные завышения запасов — и фальшивые прибыль, которая в конечном итоге приведет к падению Монуса и его компании, и это будет стоить аудиторам Большой пятерки компании миллионов долларов. Вот как это произошло. После
приобретя первую аптеку, Монус мечтал построить свою
скромные активы в крупную фармацевтическую империю, используя
покупка власти, то есть предложение товаров с большими скидками. Вооружён только своим даром болтовня и набор раздутых финансовых показателей, Монус разворовал деньги от инвесторов, купил восемь магазинов в течение года и начал мини-империя, разросшаяся до 300 магазинов. Монус стал финансовая икона и его организация приобрели почти культовый статус в Янгстауне. Он решил осуществить спортивную фантазию, запуск Всемирной баскетбольной лиги (WBL), в которой нет игроки будут выше шести футов ростом. Он закачал 10 миллионов долларов денег Фар-Мора в лигу. Однако
публика не любила низкорослых баскетболистов и не
покупка билетов. Итак, Монус влил больше денег Фар-Мора в
ВБЛ. Однажды турагент, забронировавший билеты на лигу
игроки получили чек на 75 000 долларов на покрытие расходов WBL, но это
был выплачен на банковский счет Фар-Мор. ИГРА ОКОНЧЕНА Получение фальшивой прибыли
за целое десятилетие было нелегким делом. Об этом заявил финансовый директор Фар-Мор.
компания теряла серьезные деньги, потому что продавала
товары дешевле, чем он заплатил за них. Но Монус утверждал
что благодаря покупке власти Фар-Мор он станет таким большим
чтобы он мог продать свой выход из беды. В конце концов,
Финансовый директор уступил — под сильным давлением со стороны Monus — и для
Следующие несколько лет он и некоторые из его сотрудников хранили два комплекта
книг — тех, что показывали аудиторам, и тех, что
отражает ужасную правду. Сбросили потери
на «ведро-счет», а затем перераспределял суммы на
один из сотен магазинов компании в виде
увеличение стоимости запасов. Они выставили фальшивые счета за
покупки товаров, делал фальшивые записи в журнале
увеличить запасы и уменьшить себестоимость реализации, признанные
закупки товарно-материальных запасов, но не начислила обязательство и
переучет и двойной учет товаров. Финансы
Департаменту удалось скрыть недостачу запасов
потому что аудиторы наблюдали запасы только в четырех магазинах
из 300, и они проинформировали Фар-Мор за несколько месяцев,
какие магазины они посещали. Руководители Фар-Мор полностью
снабдили четыре выбранных магазина, но выделили фальшивые
запасы увеличиваются до остальных 296 магазинов. Невзирая на
бухгалтерских уловок, Фар-Мор был на грани краха.
Во время последней проверки с наличными было так туго у поставщиков
пригрозили отключить компанию за неуплату счетов. |
После этого клиент может добавить
фальшивый инвентарь на непроверенные предметы. Это будет ложно
увеличить общую стоимость запасов.
При анализе финансовой отчетности компании
со временем аудитор должен искать следующие тенденции:
когда клиент изменяет рабочие документы аудитора после
часов (см. JofA , октябрь 00, стр. 94). Аудиторы должны поддерживать
адекватная защита аудиторских доказательств.
Если аудитор обнаружит, что платежи были произведены
непосредственно к поставщикам, которые не были зарегистрированы при покупке
журнал, он или она должны исследовать дальше.
Поэтому во время обычных интервью с
ключевой персонал, аудитор всегда должен спрашивать — в
прямым, но не обличительным образом — если кто-нибудь в
Компания поручила им раздуть запасы
информация.
Институт сертифицированного мошенничества
Экзаменаторы. См. полный отчет на сайте cfenet.com.
Но
с ограниченными талантами и ростом (пять футов девять дюймов на хорошем
день) он никогда не будет играть в профессиональной команде. Монус сделал
однако есть одна черта, присущая лучшим спортсменам:
неутолимая жажда победы.
Но сначала он взял свой единственный убыточный, неаудированный магазин и
увеличил прибыль одним росчерком пера, добавив
фальшивые инвентаризационные данные.
Работник
показалось странным, что Фар-Мор будет платить команде
затраты. Поскольку она была знакома с одним из
крупных инвесторов, она показала ему чек. Встревоженный,
Инвестор начал собственное расследование в отношении Monus.
незаконную деятельность и помог раскрыть запутанную финансовую
мошенничество, повлекшее за собой убытки на сумму не менее полумиллиарда долларов.
